crewli/docs/organizer/persons/crowd-lists.md

title, description, tags

title	description	tags
Publiekslijsten	Organiseer en beheer groepen deelnemers met publiekslijsten — van vrijwilligersgroepen tot leverancierslijsten. Alles over typen, workflows en praktische toepassingen.	deelnemers publiekslijsten crowd lists organisatie intern extern

Publiekslijsten

Wat zijn publiekslijsten?

Een publiekslijst is een benoemde groep personen binnen een evenement. Het is de manier waarop je als organisator structuur aanbrengt in je deelnemersbeheer. Zonder publiekslijsten heb je één lange lijst van alle personen bij je evenement — honderden namen door elkaar, zonder onderscheid tussen je barteam, je VIP-gasten en de crew van je cateringpartner.

Met publiekslijsten splits je die ene grote lijst op in logische, beheersbare groepen. Elke lijst heeft een naam, is gekoppeld aan een crowd type (zoals Vrijwilliger, Crew of Leverancier), en kan een maximumaantal personen hebben. Personen kunnen op meerdere lijsten tegelijk staan — een vrijwilliger kan bijvoorbeeld zowel op de lijst "Bartenders" als op "EHBO-gecertificeerden" staan.

Het cruciale inzicht: een publiekslijst is niet hetzelfde als een crowd type. Een crowd type is de classificatie van een deelnemer (Vrijwilliger, Crew, Gast). Een publiekslijst is een groepering binnen dat type. Je hebt één crowd type "Vrijwilliger", maar misschien vijf vrijwilligerslijsten voor vijf verschillende secties.

Waarom publiekslijsten?

Bij een klein evenement met 20 vrijwilligers kun je prima zonder publiekslijsten werken. Je maakt personen aan, keurt ze goed, en wijst shifts toe — de publiekslijst is geen verplichte stap in die flow. Publiekslijsten worden waardevol zodra je groepen wilt onderscheiden: bartenders apart van EHBO'ers, leverancierspersoneel apart van eigen crew. Vanaf circa 50 deelnemers besparen ze meer tijd dan ze kosten.

Maar zodra je festival groeit — 200 vrijwilligers, 5 leveranciers met elk hun eigen personeel, een VIP-gastenlijst die door de programmeur wordt beheerd, persaccreditaties die via een formulier binnenkomen — wordt het onbeheersbaar zonder structuur.

Publiekslijsten lossen drie problemen op:

1. Overzicht. In plaats van 400 namen in één lijst, heb je "Bartenders (12/15)", "EHBO-team (6/8)", "Catering BV — Personeel (22/25)". Je ziet in één oogopslag welke groepen vol zitten en waar nog gaten vallen.

2. Delegatie. Niet alles hoef je zelf te doen. Externe lijsten laat je invullen door het bedrijf zelf — de cateraar voert zijn eigen personeel in, het beveiligingsbedrijf beheert zijn eigen lijst. Jij keurt alleen goed.

3. Workflow-automatisering. Een publiekslijst met auto-approve bespaart je tientallen handmatige goedkeuringen. Een lijst met een maximumaantal voorkomt dat er meer mensen worden aangemeld dan je kunt faciliteren.

---

De twee typen: intern en extern

Dit is het belangrijkste onderscheid in publiekslijsten, en het beïnvloedt hoe de hele workflow werkt.

Interne lijsten

Een interne lijst beheer je zelf als organisator. Jij voegt personen toe, jij keurt goed, jij verwijdert. Niemand anders heeft toegang tot deze lijst.

Wanneer gebruik je een interne lijst?

• Je kent de mensen persoonlijk of hebt hun gegevens al
• De lijst wordt gevuld vanuit aanmeldingen die via jouw registratieformulier binnenkomen
• Je wilt volledige controle over wie er op de lijst komt
• Het gaat om interne groepen: je eigen crew, vrijwilligers die je uitnodigt, VIP-gasten

Praktijkvoorbeelden van interne lijsten:

Lijstnaam	Crowd type	Situatie
Hoofdvrijwilligers	Vrijwilliger	Je 150 vrijwilligers die zich via het registratieformulier aanmelden
EHBO-team	Crew	8 gecertificeerde EHBO'ers die je elk jaar persoonlijk benadert
VIP Gasten Zaterdag	Gast	De gastenlijst voor de zaterdagavond, samengesteld door de programmeur
Backstage Crew	Crew	Je vaste technische ploeg van 20 personen
Persfotografen	Pers	Geaccrediteerde fotografen die je zelf hebt uitgenodigd
Partnertickets	Partner	Medewerkers van sponsoren die een partnerticket krijgen

Wat er technisch gebeurt: Bij een interne lijst is het veld recipient_company_id leeg — er is geen extern bedrijf bij betrokken. Alle personen worden door de organisator (of het systeem, bij registratieformulieren) aan de lijst toegevoegd.

Externe lijsten

Een externe lijst is gekoppeld aan een bedrijf (leverancier, partner, bureau). Het idee is dat je de verantwoordelijkheid voor het vullen van de lijst deelt: het bedrijf levert de namen aan, jij keurt goed.

Waarom bestaat dit type?

In de praktijk van festivalbeheer werk je met tientallen externe partijen: catering, beveiliging, podiumtechniek, artiestenbegeleiding, schoonmaak, ticketcontrole. Elk van die bedrijven stuurt eigen personeel. Als organisator wil je niet zelf 25 namen van cateringmedewerkers invoeren — die ken je niet eens. Je wilt dat de cateraar zelf zijn lijst indient, zodat jij alleen hoeft te controleren of het aantal klopt en of de namen correct zijn.

Wanneer gebruik je een externe lijst?

• Een bedrijf of partner levert eigen personeel voor je evenement
• Je wilt dat het bedrijf zelf verantwoordelijk is voor het invullen van de lijst
• Je wilt controle houden via goedkeuring, maar niet zelf de data invoeren
• Het gaat om leverancierscrew, partnerpersoneel, ingehuurde beveiliging

Praktijkvoorbeelden van externe lijsten:

Lijstnaam	Bedrijf	Crowd type	Situatie
Catering BV — Medewerkers	Catering BV	Leverancier	De cateraar levert 25 medewerkers voor keuken en bar
SecurEvent — Beveiligers	SecurEvent BV	Leverancier	Het beveiligingsbedrijf stuurt 40 beveiligers
StageTech — Podiumcrew	StageTech	Leverancier	Technische partner voor podiumopbouw met 12 technici
Artistenbegeleiding	Backstage BV	Partner	Het bureau dat artiestenbegeleiders levert
Schoonmaak Festival	Clean Events	Leverancier	Schoonmaakbedrijf met 15 medewerkers

Wat er technisch gebeurt: Bij een externe lijst wordt recipient_company_id gevuld met het bedrijf uit je bedrijvenlijst. Dat bedrijf is aangemaakt onder Beheer → Bedrijven met type "leverancier", "partner" of "bureau". In de toekomst krijgt dit bedrijf via het leveranciersportaal (supplier.crewli.app) token-gebaseerde toegang tot precies deze lijst — ze zien geen andere data van je evenement.

De vuistregel: intern of extern?

Vraag	Intern	Extern
Ken ik de personen?	Ja	Nee, het bedrijf kent ze
Wie voert de namen in?	Ik	Het bedrijf
Wie is verantwoordelijk voor correctheid?	Ik	Het bedrijf, ik keur goed
Is er een bedrijf als tussenpersoon?	Nee	Ja
Voorbeeld	"Mijn bartenders"	"Catering BV — personeel"

Grensgevallen:

• Een freelance geluidstechnicus die je zelf boekt → intern (je kent de persoon, er is geen bedrijf)
• Een uitzendbureau dat 10 stagehands stuurt → extern (het bureau levert de namen)
• Een bevriende fotograaf die je uitnodigt → intern
• Een persbureau dat 5 journalisten accrediteert → extern

---

Hoe werken publiekslijsten? Het volledige mechanisme

Het datamodel

Een publiekslijst is opgebouwd uit drie lagen:

Laag 1: De lijst zelf (crowd_lists tabel). De lijst heeft een naam, een type (intern/extern), een crowd type (Vrijwilliger, Crew, etc.), en optioneel een bedrijf en capaciteitslimiet. De lijst wordt aangemaakt op evenementniveau.

Laag 2: De koppeling (crowd_list_persons koppeltabel). Deze tabel registreert welke personen op welke lijst staan. Elke koppeling bevat een tijdstempel (wanneer toegevoegd) en een verwijzing naar de gebruiker die de persoon heeft toegevoegd. Dit is je audit trail — je kunt altijd terugzien wie wanneer iemand aan een lijst heeft toegevoegd.

Laag 3: De personen (persons tabel). De persoon zelf, met naam, e-mail, telefoon, status (wachtend, goedgekeurd, afgewezen), en een koppeling aan een crowd type. Een persoon bestaat onafhankelijk van de lijst — als je een persoon van een lijst verwijdert, blijft de persoon bestaan in het evenement.

Dit drielaags model betekent:

• Een persoon kan op meerdere lijsten staan (bijv. "Bartenders" én "EHBO-gecertificeerden")
• Een lijst verwijderen raakt de personen niet — alleen de groepering verdwijnt
• De koppeltabel is je auditlog: wie heeft wanneer wie toegevoegd

De levenscyclus van een publiekslijst

Stap 1 — Aanmaken. Je maakt een lijst aan met een beschrijvende naam, kiest het crowd type, bepaalt of het intern of extern is, en stelt optioneel auto-approve en max personen in.

Stap 2 — Vullen. Bij interne lijsten voeg je zelf personen toe via het detailpaneel. Bij externe lijsten doet het bedrijf dit via het leveranciersportaal (wanneer gebouwd). Bij registratieformulieren kan het systeem personen automatisch aan een lijst toevoegen.

Stap 3 — Goedkeuren. Elke persoon op een lijst heeft een status. Nieuwe personen komen standaard binnen als "wachtend", tenzij auto-approve aanstaat. Jij reviewt de lijst en keurt goed of af. Bij grote lijsten gebruik je "Alle wachtenden goedkeuren" voor bulk-goedkeuring.

Stap 4 — Operationeel gebruik. Goedgekeurde personen op een lijst kunnen:

• Shifts krijgen toegewezen (via het shift-planningssysteem)
• Accreditatie ontvangen (polsbandjes, maaltijden, communicatiemiddelen)
• Briefings ontvangen (gepersonaliseerde e-mails met taakomschrijving en e-tickets)
• Ingecheckt worden op de showdag (via Mission Control)

De publiekslijst helpt je om goedkeuringen georganiseerd te doorlopen. De goedkeuring zelf staat echter op de persoon, niet op de lijst — een persoon kan ook zonder publiekslijst worden goedgekeurd en shifts krijgen. Bij grote evenementen zijn publiekslijsten onmisbaar voor overzicht; bij kleine evenementen zijn ze optioneel.

Auto-approve: wanneer wel, wanneer niet?

Het auto-approve mechanisme bepaalt wat er gebeurt wanneer een persoon aan de lijst wordt toegevoegd.

Auto-approve AAN: De persoon krijgt onmiddellijk de status "goedgekeurd". Er is geen handmatige review nodig. Dit is geschikt voor:

• Interne crewlijsten waar je iedereen al kent en vertrouwt
• Leverancierslijsten waar het bedrijf zelf de verantwoordelijkheid draagt voor hun personeel
• Heruitnodigingen van vorig jaar — je weet al wie ze zijn
• Situaties waar snelheid belangrijker is dan controle

Auto-approve UIT (standaard): Nieuwe personen komen binnen met de status "wachtend". Jij moet elke persoon handmatig goedkeuren of afwijzen. Dit is geschikt voor:

• Gastenlijsten waar je controle wilt over wie er binnenkomt
• Vrijwilligerslijsten bij open registratie — niet iedereen die zich aanmeldt is geschikt
• Externe lijsten waar je het personeel van de leverancier wilt screenen
• Elke situatie waar je kwaliteitscontrole nodig hebt

De gouden regel: begin met auto-approve uit. Zet het pas aan wanneer je merkt dat je consequent iedereen goedkeurt zonder echt te kijken. Dan is de handmatige stap verspilde tijd.

Capaciteitsbeheer: max personen

Je kunt per lijst een maximumaantal personen instellen. Dit voorkomt overbezetting en geeft je visueel overzicht.

Hoe het werkt:

• Het systeem toont een voortgangsbalk met kleurcodering: groen (≥80% gevuld), oranje (50-79%), rood (<50%)
• Wanneer de lijst vol is, wordt de knop "Persoon toevoegen" automatisch uitgeschakeld
• Het systeem toont een "Vol" badge op de lijst

Wanneer stel je een limiet in?

• Leverancierslijsten: "Catering BV mag maximaal 25 medewerkers sturen" — dit is vaak contractueel vastgelegd
• Vrijwilligerslijsten per sectie: "Bar heeft maximaal 15 vrijwilligers nodig"
• Gastenlijsten: "De VIP-ruimte heeft plek voor 50 gasten"
• Perslijsten: "We accrediteren maximaal 20 journalisten"

Wanneer niet?

• Als je geen harde limiet hebt en flexibel wilt zijn
• Bij interne crewlijsten waar je iedereen toevoegt die nodig is

Persoonsstatus: de volledige flow

Dit is een punt dat veel organisatoren in de war brengt, dus laten we het helder maken.

De status zit op de persoon, niet op de lijst. Als je Jan goedkeurt terwijl hij op de lijst "Bartenders" staat, is Jan goedgekeurd als persoon — ook als hij op de lijst "EHBO-team" staat. De status is een eigenschap van de persoon binnen het evenement, niet van de koppeling tussen persoon en lijst. Dit betekent: één keer goedkeuren is genoeg, ongeacht op hoeveel lijsten iemand staat.

De zes statussen en wat ze betekenen:

Status	Betekenis	Hoe komt iemand hier terecht?
Uitgenodigd (invited)	Je hebt deze persoon uitgenodigd maar die heeft nog niet gereageerd	Organisator maakt de persoon aan en stuurt een uitnodiging
Aangemeld (applied)	De persoon heeft zichzelf aangemeld via het registratieformulier	Vrijwilliger vult het publieke aanmeldformulier in
Wachtend (pending)	De persoon wacht op beoordeling door de organisator	Standaardstatus bij toevoeging aan een lijst (tenzij auto-approve)
Goedgekeurd (approved)	De persoon is goedgekeurd en mag deelnemen	Organisator keurt goed, of auto-approve is actief
Afgewezen (rejected)	De persoon is afgewezen	Organisator wijst af. De persoon blijft zichtbaar op de lijst met deze status
No-show (no_show)	De persoon is niet komen opdagen op de showdag	Automatisch gezet wanneer iemand niet incheckt

De typische flow:

Voor een vrijwilliger die zich aanmeldt via het registratieformulier: applied → pending → approved (of rejected)

Voor iemand die je handmatig toevoegt: pending → approved (of rejected)

Voor iemand op een lijst met auto-approve: Direct approved (slaat pending over)

Op de showdag: approved → (geen check-in) → no_show

Wat gebeurt er bij afwijzing? Een afgewezen persoon blijft op de lijst staan met status rejected. Dit is bewust: je wilt de afwijzing kunnen terugzien in je audit trail. Als je iemand opnieuw wilt uitnodigen, kun je de status terugzetten naar pending en opnieuw beoordelen.

Waarom is dit belangrijk voor publiekslijsten? Het detailpaneel van een publiekslijst toont een statusoverzicht: hoeveel goedgekeurd, hoeveel wachtend, hoeveel afgewezen. Bij een lijst van 50 personen wil je in één oogopslag zien: "42 goedgekeurd, 6 wachtend, 2 afgewezen". De "Alle wachtenden goedkeuren" knop keurt alleen personen met status pending of applied goed — personen die al zijn afgewezen worden niet meegepakt.

---

Publiekslijsten bij festivals: twee niveaus

Bij een festival met meerdere programmaonderdelen kun je publiekslijsten aanmaken op twee niveaus. Beide niveaus zijn volledig functioneel — het systeem ondersteunt dit bewust.

Festival-niveau: de standaard voor de meeste groepen

De meeste publiekslijsten maak je aan op het hoofdfestival. Dit is logisch omdat personen zich registreren op festivalniveau — een vrijwilliger meldt zich aan voor "Echt Zomer Feesten 2026" als geheel, niet voor een specifiek programmaonderdeel.

Typische festival-niveau lijsten:

• "Hoofdvrijwilligers" — alle vrijwilligers voor het hele festival
• "EHBO-team" — beschikbaar op alle programmaonderdelen
• "Catering BV — Personeel" — de cateraar levert voor het hele festival
• "Kernteam" — de organisatiecrew die overal actief is

Vuistregel: als de groep relevant is voor het hele festival, maak de lijst aan op festivalniveau.

Sub-event niveau: voor dag- of programmaspecifieke groepen

Soms heb je een groep die alleen relevant is voor één specifiek programmaonderdeel. Dan maak je de lijst aan op dat sub-event.

Typische sub-event lijsten:

• "VIP Gasten Vrijdag" — gasten die alleen op de vrijdageditie komen
• "Pers Zaterdagprogramma" — journalisten geaccrediteerd voor de zaterdag
• "Backstage Gasten Headliner" — entourage van de hoofdact, alleen relevant voor dat ene programmaonderdeel
• "Horeca Extra Zaterdag" — extra ingehuurde horecamedewerkers specifiek voor de drukste dag

Vuistregel: als de groep alleen relevant is voor één programmaonderdeel, maak de lijst aan op dat sub-event.

Hoe de twee niveaus samenwerken

Het cruciale inzicht: personen registreren altijd op festivalniveau. Een crowd list op een sub-event verwijst naar dezelfde personenpool als een crowd list op het festival. Dezelfde persoon kan op lijsten van beide niveaus staan — er is geen conflict.

Concreet voorbeeld met "Echt Zomer Feesten 2026" (Vrijdag + Zaterdag):

Op festivalniveau:

• "Hoofdvrijwilligers" (150 personen) — alle vrijwilligers
• "Catering BV — Personeel" (25 personen) — alle cateringcrew
• "EHBO-team" (8 personen) — alle EHBO'ers

Op sub-event "Vrijdag Dance":

• "VIP Gasten Vrijdag" (30 personen) — alleen vrijdag-VIP's
• "Pers Vrijdag" (10 personen) — vrijdag-geaccrediteerde journalisten

Op sub-event "Zaterdag Pop":

• "VIP Gasten Zaterdag" (50 personen) — alleen zaterdag-VIP's
• "Extra Horeca Zaterdag" (8 personen) — extra personeel voor de drukste dag

Jan de Vries staat op "Hoofdvrijwilligers" (festivalniveau) én op "Extra Horeca Zaterdag" (sub-event niveau). Geen probleem — hij is vrijwilliger voor het hele festival en draait een extra horecashift op zaterdag. Zijn goedkeuringsstatus is één keer gezet op festivalniveau en geldt overal.

De beslisboom: festival of sub-event?

Vraag	Festival-niveau	Sub-event niveau
Is de groep relevant voor het hele festival?	Ja	—
Is de groep alleen relevant voor één dag/programma?	—	Ja
Zijn het vrijwilligers die zich aanmelden?	Ja	—
Zijn het gasten voor een specifieke editie?	—	Ja
Is het leverancierspersoneel voor het hele festival?	Ja	—
Is het extra personeel voor alleen de drukste dag?	—	Ja
Twijfel je?	Kies festivalniveau	—

De standaard is festivalniveau. Kies sub-event niveau alleen wanneer de groep expliciet aan één programmaonderdeel gebonden is.

Wat je ziet in de interface

De Publiekslijsten-tab is zichtbaar op beide niveaus:

• Op het hoofdfestival zie je de festival-niveau lijsten
• Op een programmaonderdeel zie je de sub-event lijsten

Personen die je toevoegt aan een sub-event lijst komen uit dezelfde personenpool (alle personen geregistreerd op festivalniveau). Je hoeft niemand opnieuw aan te maken — zoek de persoon op naam of e-mail en voeg toe.

Bij een los evenement (geen festival)

Bij een evenement zonder programmaonderdelen is er maar één niveau: het evenement zelf. Alle publiekslijsten zitten op dat evenement. Er is geen verschil tussen festival- en sub-event niveau — alles werkt op één plek.

---

Publiekslijsten per crowd type: praktische toepassingen

Elk crowd type heeft zijn eigen patronen voor hoe publiekslijsten worden ingezet. Hier zijn de meest voorkomende:

Vrijwilligers

Publiekslijsten voor vrijwilligers worden meestal gevuld via het registratieformulier. Een vrijwilliger meldt zich aan, en het systeem plaatst hem of haar op de juiste lijst op basis van voorkeurssecties of handmatige toewijzing door de organisator.

Typische lijsten:

• Eén hoofdlijst "Alle Vrijwilligers" waar iedereen op terechtkomt
• Sublijsten per sectie: "Bar", "Hospitality", "Techniek", "EHBO"
• Een "Ambassadeurs" lijst voor terugkerende vrijwilligers die altijd als eerste reageren

Crew

Crewlijsten zijn voor je vaste team — de mensen die je persoonlijk kent en uitnodigt. Deze lijsten zijn bijna altijd intern, auto-approve aan, en zonder limiet.

Typische lijsten:

• "Kernteam" — je organisatiecomité
• "Productie" — podiumtechnici, geluid, licht
• "Coördinatoren" — sectiehoofden die zelf vrijwilligers aansturen

Gasten

Gastenlijsten zijn waar het spannend wordt — hier is capaciteitsbeheer cruciaal. VIP-ruimtes hebben een beperkte capaciteit, en je wilt voorkomen dat er meer gasten worden uitgenodigd dan er plek is.

Typische lijsten:

• "VIP Vrijdag" / "VIP Zaterdag" — gescheiden per dag met een max per dag
• "Sponsorgasten" — gasten van sponsoren, vaak met een contractueel vastgelegd maximum
• "Uitgenodigde artiestengasten" — travel party van headliners

Leveranciers

Hier komen externe lijsten het meest tot hun recht. Elke leverancier krijgt zijn eigen externe lijst gekoppeld aan hun bedrijf.

Typische lijsten:

• "Catering BV — Keuken" en "Catering BV — Service" (twee lijsten, één bedrijf)
• "SecurEvent — Beveiliging" met max 40 personen (contractueel)
• "StageTech — Podiumcrew" met max 12 personen

Pers

Perslijsten worden vaak gevuld via een accreditatieformulier. Auto-approve staat bijna altijd uit — je wilt controleren wie er als pers binnenkomt.

Typische lijsten:

• "Geaccrediteerde Pers" — journalisten en fotografen
• "Media Partners" — vaste mediapartners met eigen lijsten

---

Het grote plaatje: van aanmelding tot showdag

Dit is de sectie die alles bij elkaar brengt. Laten we het volledige traject doorlopen vanuit twee perspectieven: dat van de vrijwilliger en dat van de organisator.

Het perspectief van de vrijwilliger

De vrijwilliger ervaart Crewli als een eenvoudige flow. Achter de schermen gebeurt er veel meer, maar voor de vrijwilliger is het:

1. "Ik schrijf me in voor het festival." De vrijwilliger opent het publieke registratieformulier (via een link op de festivalwebsite of social media). Het formulier vraagt om persoonsgegevens, motivatie, voorkeurssecties, en beschikbaarheid. De vrijwilliger schrijft zich in voor het festival als geheel — niet voor een specifieke lijst, sectie of shift. Dat onderscheid bestaat voor de vrijwilliger niet.

2. "Ik wacht op goedkeuring." Na aanmelding krijgt de vrijwilliger een bevestigingsmail. De status is "aangemeld" (applied). De vrijwilliger wacht tot de organisator goedkeurt.

3. "Ik ben goedgekeurd en kan shifts kiezen." De organisator keurt goed (status wordt approved). De vrijwilliger krijgt toegang tot het vrijwilligersportaal en ziet de beschikbare shifts — gefilterd op de tijdsloten die de vrijwilliger als beschikbaar heeft aangegeven. De vrijwilliger claimt shifts.

4. "Ik krijg mijn briefing." Kort voor het festival ontvangt de vrijwilliger een gepersonaliseerde briefing-mail met: toegewezen shifts, locatiekaart, contactpersoon, en een e-ticket met QR-code.

5. "Ik check in op de showdag." Bij aankomst scant de vrijwilliger de QR-code of wordt handmatig ingecheckt. Het systeem registreert de aanwezigheid.

Het perspectief van de organisator

De organisator ziet veel meer lagen. Hier wordt duidelijk waar publiekslijsten passen in het geheel.

1. Voorbereiding (weken/maanden voor het festival)

• Maak crowd types aan: Vrijwilliger, Crew, Gast, Leverancier, Pers
• Maak publiekslijsten aan: "Hoofdvrijwilligers", "EHBO-team", "Catering BV — Personeel"
• Maak tijdsloten aan: "Vrijdag Early 17:00-19:00", "Vrijdag Late 19:00-02:00"
• Maak secties aan: "Bar", "Hospitality", "Techniek"
• Maak shifts aan per sectie per tijdslot: "Bar × Vrijdag Early = 3 plekken"

2. Registratie openzetten

• Zet het evenement op status "Registratie open"
• Het registratieformulier wordt actief
• Aanmeldingen stromen binnen als personen met status applied
• Het systeem plaatst aanmelders automatisch op de relevante publiekslijst(en)

3. Beoordeling en toewijzing

• Review aanmeldingen per publiekslijst
• Keur goed of af (individueel of in bulk via "Alle wachtenden goedkeuren")
• Goedgekeurde vrijwilligers verschijnen in de shiftplanner
• Wijs shifts toe of laat vrijwilligers zelf claimen
• Parallel: leveranciers vullen hun externe lijsten
• Parallel: identiteitsmatching meldt terugkerende vrijwilligers

4. Operationele voorbereiding

• Accreditatie toekennen (polsbandjes, maaltijdbonnen, portofoons)
• Briefings versturen per publiekslijst of per sectie
• Check-in stations configureren

5. Showdag

• Mission Control: live overzicht van check-ins per sectie
• No-show alerts na 30 minuten
• Inventaris uitgifte (portofoons, hesjes)

6. Na het festival

• Evaluatieformulier naar vrijwilligers
• Retrospectief rapport: bezetting, no-shows, tevredenheid
• Coordinator-beoordeling van vrijwilligers (intern)
• Reliability scores worden bijgewerkt

Waar schrijft een vrijwilliger zich precies voor in?

Dit is een vraag die je als organisator moet kunnen beantwoorden aan je vrijwilligers. Het antwoord:

De vrijwilliger schrijft zich in voor het evenement. Niet voor een lijst, niet voor een sectie, niet voor een shift. Het registratieformulier is gekoppeld aan het evenement (of festival). De vrijwilliger geeft wel voorkeuren aan (secties, beschikbaarheid), maar die zijn wensen — geen toewijzingen.

De toewijzing aan publiekslijsten, secties en shifts gebeurt door de organisator (of automatisch door het systeem op basis van de voorkeuren). De vrijwilliger ervaart dit als: "Ik heb me aangemeld, ik ben goedgekeurd, en ik heb shifts." De tussenlaag van publiekslijsten is voor de vrijwilliger onzichtbaar.

Waarom is dit belangrijk? Omdat het voorkomt dat vrijwilligers zich "verkeerd" inschrijven. Er is geen verkeerd — je meldt je aan, geeft je voorkeuren, en de organisator doet de rest. De publiekslijst is een organiserend instrument voor de organisator, niet een keuze voor de vrijwilliger.

En bij externe partijen (leveranciers, pers)?

Bij externe partijen is de flow anders. Zij schrijven zich niet in via een formulier — zij worden uitgenodigd of krijgen toegang via een token-link.

Leverancier: De organisator maakt een externe publiekslijst aan ("Catering BV — Personeel", max 25). De organisator stuurt de token-link naar het contactpersoon bij Catering BV. Het contactpersoon opent het leveranciersportaal en voert de namen van hun personeel in. De organisator reviewt en keurt goed.

Pers: De organisator maakt een interne lijst "Geaccrediteerde Pers" aan. Journalisten dienen een accreditatieverzoek in via een formulier. De organisator beoordeelt elk verzoek individueel. Bij goedkeuring: de journalist krijgt een persaccreditatie met QR-code.

Gasten: De organisator maakt een lijst "VIP Gastenlijst Zaterdag" aan (max 50). De organisator voegt gasten handmatig toe. Auto-approve staat aan — dit zijn gasten die bewust zijn uitgenodigd.

---

Conflicten, dubbele boekingen en beschermingen

Dit is operationeel cruciaal. Bij een festival met 200 vrijwilligers en 30 shifts per dag wil je zeker weten dat het systeem je beschermt tegen fouten.

Conflict 1: Dezelfde persoon, twee shifts in hetzelfde tijdslot

Bescherming: De database heeft een UNIQUE(person_id, time_slot_id) constraint op de shift_assignments tabel. Dit betekent: het is op database-niveau onmogelijk om Jan aan twee shifts toe te wijzen die in hetzelfde tijdslot vallen. Het systeem weigert de tweede toewijzing met een foutmelding.

In de UI: Wanneer een vrijwilliger zelf shifts claimt via het portaal, worden conflicterende shifts gemarkeerd als "(Tijdsconflict)" en zijn ze niet claimbaar. De vrijwilliger ziet duidelijk welke shifts al bezet zijn door een eerder gekozen shift.

Als organisator handmatig toewijst: Het systeem toont een waarschuwing als je iemand probeert toe te wijzen aan een shift die conflicteert met een bestaande toewijzing.

Conflict 2: Meer personen dan plekken op een shift

Bescherming: Elke shift heeft een slots_total (maximaal aantal plekken) en een slots_open_for_claiming (hoeveel daarvan claimbaar zijn via het portaal). Het systeem telt het aantal actieve toewijzingen en blokkeert nieuwe toewijzingen wanneer het maximum is bereikt.

In de UI: De shift toont een fill-rate balk (groen/oranje/rood) en een teller "12/15 plekken". Wanneer de shift vol is, verdwijnt de claimknop in het portaal.

Conflict 3: Meer personen dan de lijst toestaat

Bescherming: Als een publiekslijst een max_persons limiet heeft, blokkeert het systeem het toevoegen van personen wanneer de limiet is bereikt. De "Persoon toevoegen" knop wordt uitgeschakeld met een tooltip die uitlegt waarom.

Conflict 4: Dubbele persoon (dezelfde persoon twee keer aangemaakt)

Bescherming op drie niveaus:

• Bij registratie: Het systeem controleert op e-mailadres of de persoon al bestaat in het evenement
• Bij handmatig toevoegen: De identiteitsmatching detecteert overeenkomende e-mailadressen en stelt voor om te koppelen in plaats van een nieuwe persoon aan te maken
• Op de publiekslijst: De UNIQUE(crowd_list_id, person_id) constraint voorkomt dat dezelfde persoon twee keer op dezelfde lijst staat

Conflict 5: Persoon goedgekeurd op lijst A, afgewezen op lijst B?

Geen conflict. De status zit op de persoon, niet op de lijst. Als Jan is goedgekeurd, is hij overal goedgekeurd. Er is geen situatie waarin Jan "goedgekeurd voor de bar maar afgewezen voor EHBO" is.

Als de EHBO-coördinator vindt dat Jan niet geschikt is voor EHBO: Die verwijdert Jan van de EHBO-lijst. Jan is nog steeds goedgekeurd als persoon en staat nog steeds op de "Bartenders" lijst. Het verschil: Jan kan geen EHBO-shifts meer claimen (want hij staat niet meer op de EHBO-lijst), maar hij kan wel barshifts claimen.

Belangrijk: Het verwijderen van een persoon van een lijst verandert de status van die persoon niet. Jan blijft approved. Alleen het groepslidmaatschap verandert.

Wat ziet de organisator?

In het overzicht worden potentiële problemen zichtbaar gemaakt:

• Bezettingsbalken op shifts en publiekslijsten tonen in één oogopslag waar te veel of te weinig personen zijn
• Aandachtsmatrix op het dashboard (toekomstige feature, UX-02): hoeveel goedgekeurde personen hebben nog geen shift? Hoeveel wachtende goedkeuringen? Hoeveel onopgeloste identiteitsmatches?
• Tijdslotconflicten worden geblokkeerd op database-niveau en visueel gemarkeerd in de planning

---

De koppeling met andere modules

Publiekslijsten staan niet op zichzelf. Ze zijn het startpunt van een keten van operationele processen. Begrijpen hoe deze keten werkt is essentieel voor efficiënt festivalbeheer.

De keten: Personen → (optioneel: Publiekslijsten) → Shifts → Accreditatie → Briefings → Check-in

Publiekslijsten en shifts: twee onafhankelijke lagen

Dit is het punt waar de meeste vragen over ontstaan, dus laten we het grondig behandelen.

Een publiekslijst groepeert wie er meedoet. Een shift bepaalt wat iemand doet, wanneer en waar. Dit zijn twee onafhankelijke lagen die elkaar aanvullen maar niet afhankelijk van elkaar zijn — een persoon kan shifts krijgen zonder op een publiekslijst te staan.

Concreet voorbeeld: Je hebt een publiekslijst "Bartenders" met 15 goedgekeurde vrijwilligers. In je sectie "Bar" heb je 6 shifts op vrijdag en 6 shifts op zaterdag, elk met 3 plekken. Dat zijn 36 shift-plekken totaal. Je 15 bartenders claimen of worden toegewezen aan deze shifts — sommigen werken alleen vrijdag, anderen alleen zaterdag, een paar werken beide dagen.

De publiekslijst "Bartenders" heeft max 15 personen. De shifts hebben elk max 3 plekken. Dit zijn twee onafhankelijke limieten: de lijst bepaalt hoeveel bartenders je in totaal hebt, de shift bepaalt hoeveel er tegelijkertijd achter de bar staan. Ze beïnvloeden elkaar niet — je kunt 15 bartenders op de lijst hebben terwijl er per shift maar 3 werken.

Welke lijst "wint" bij shift-toewijzing? Geen. Lijsten spelen geen rol bij shift-toewijzing. De shiftplanner ziet alle personen in het evenement (gefilterd op crowd type), niet alleen personen op een specifieke lijst. Als Jan op de lijst "Bartenders" én op "EHBO-team" staat, kan hij een barshift én een EHBO-shift krijgen. De lijsten zijn groeperingen voor organisatorisch overzicht — de shiftplanning werkt op persoonsniveau.

Wat je in de praktijk wilt weten: "Welke personen van mijn barteam hebben nog geen shift?" Dit is een planningsvraag die je beantwoordt door de personenlijst te filteren op crowd type + status = goedgekeurd, en te checken wie al shift-toewijzingen heeft. De publiekslijst helpt je om die groep te identificeren; de shiftplanning toont de toewijzingen.

Alleen goedgekeurde personen krijgen shifts. Een persoon met status pending of rejected komt niet in aanmerking voor shift-toewijzing. Dit is een automatische filter in het systeem. De flow is altijd: eerst de persoon goedkeuren, dan pas shifts toewijzen. Die goedkeuring kan via een publiekslijst (handig bij bulk-goedkeuring), maar ook direct op de persoon. Als je auto-approve aanhebt op een lijst, verloopt dit naadloos — de persoon is onmiddellijk beschikbaar voor shiftplanning.

Publiekslijsten en accreditatie

Accreditatie-items (polsbandjes, maaltijdbonnen, portofoons, toegangszones) worden toegekend aan personen, niet aan lijsten. Maar de publiekslijst speelt indirect een rol: alleen goedgekeurde personen komen in aanmerking voor accreditatie.

In de toekomst (ARCH-07 in de roadmap) worden accreditatietemplates gekoppeld aan crowd type + sectie + dag. Dat betekent: iedereen met crowd type "Crew" die actief is op de "Bar" sectie op zaterdag, krijgt automatisch een crew-polsbandje, 2 maaltijdbonnen en een portofoon voorgesteld. De publiekslijst bepaalt wie er als Crew is goedgekeurd; het template bepaalt wat ze krijgen.

Capaciteit vs. accreditatie: De max personen op een publiekslijst is niet hetzelfde als de accreditatie-limiet. Je kunt 25 personen op een leverancierslijst hebben, maar het budget voor maaltijdbonnen kan op 20 staan. Dit zijn twee onafhankelijke limieten — de publiekslijst limiteert het aantal deelnemers, de accreditatie-instellingen limiteren de items per persoon of het totaalbudget.

Publiekslijsten en briefings

Briefings zijn gepersonaliseerde e-mails met taakomschrijving, tijden, locatiekaart en e-ticket. Ze worden verstuurd aan personen met de status "goedgekeurd".

Het krachtige is dat je briefings kunt filteren op publiekslijst. Zo stuur je:

• Een specifieke briefing naar alle personen op de lijst "Bartenders" — met barlocatie, taptechnieken, en hun specifieke shifts
• Een andere briefing naar "EHBO-team" — met EHBO-post locaties en noodprotocollen
• Een algemene briefing naar alle goedgekeurde vrijwilligers — met parkeerinformatie en algemene huisregels

De publiekslijst fungeert hier als een mailing-segmentatie: het bepaalt wie welke communicatie ontvangt.

Publiekslijsten en check-in (showdag)

Op de showdag wordt Mission Control gebruikt om personen in te checken. De check-in verloopt per persoon (via QR-code scan of handmatig), niet per lijst. Maar het overzicht in Mission Control toont de bezetting per crowd type en sectie — hier zie je hoeveel van je 15 bartenders er daadwerkelijk zijn. Personen die niet inchecken, krijgen na 30 minuten automatisch een no-show alert.

Na het festival wordt per publiekslijst bekeken: hoeveel no-shows waren er? Dit wordt verwerkt in de reliability score van de vrijwilliger en het retrospectief rapport van het festival.

Publiekslijsten en identiteitsmatching

Wanneer je een persoon aan een publiekslijst toevoegt, controleert het systeem automatisch of het e-mailadres overeenkomt met een bestaand platformaccount. Als dat zo is, krijg je een melding: "Mogelijk bestaand account gevonden."

Je kunt de match bevestigen — waardoor de persoon wordt gekoppeld aan het bestaande account met alle bijbehorende geschiedenis, tags en reliability score — of afwijzen als het een ander persoon betreft. Dit is vooral waardevol bij leverancierslijsten: een cateringmedewerker die vorig jaar ook al via Catering BV werkte, wordt automatisch herkend.

Samenvatting: de rol van publiekslijsten in de keten

Stap in de keten	Wat de publiekslijst doet	Wat een andere module doet
Registratie	Groepeert personen in logische eenheden	Personen-module beheert de individuele registratie
Goedkeuring	Biedt bulk-goedkeuring per lijst	Persoonsstatus wijzigt op persoonsniveau
Shiftplanning	Identificeert wie beschikbaar is per groep	Shiftmodule wijst individuele personen toe aan tijdsloten
Accreditatie	Groepeert personen per crowd type voor overzicht	Accreditatiemodule kent items toe per persoon (op basis van goedkeuringsstatus)
Briefing	Dient als segmentatie voor gerichte communicatie	Briefingmodule verstuurt per persoon
Check-in	—	Mission Control checkt per persoon in
Evaluatie	Basis voor no-show analyse per groep	Retrospectief rapport aggregeert per festival

---

Hoe maak je een publiekslijst aan?

1. Ga naar je evenement en open de tab Publiekslijsten
2. Klik op Nieuwe lijst aanmaken
3. Vul in:
   • Naam — een beschrijvende naam, bijv. "Backstage Crew Vrijdag"
   • Type — Intern (jij beheert) of Extern (bedrijf beheert)
   • Crowd type — aan welk type deelnemer is deze lijst gekoppeld?
   • Bedrijf — alleen bij externe lijsten: welk bedrijf is verantwoordelijk? (Moet eerst aangemaakt zijn onder Beheer → Bedrijven)
   • Auto-approve — moeten personen automatisch worden goedgekeurd?
   • Max personen — optioneel capaciteitslimiet
4. Klik op Opslaan

Personen beheren op een lijst

Klik op een publiekslijst in de tabel om het detailpaneel te openen.

Toevoegen

Klik op + Persoon toevoegen. Zoek op naam of e-mailadres. Je kunt alleen bestaande personen in het evenement toevoegen — als iemand er nog niet in staat, maak je eerst een persoon aan via de Personen-tab.

Het systeem controleert automatisch op dubbelen (dezelfde persoon kan niet twee keer op dezelfde lijst) en capaciteit (als de lijst vol zit, is de knop uitgeschakeld).

Goedkeuren en afwijzen

In het detailpaneel zie je per persoon de status. Via het actiemenu kun je snel goedkeuren of afwijzen. Bij veel wachtende personen: gebruik Alle wachtenden goedkeuren voor bulk-goedkeuring.

Verwijderen van een lijst

Via het actiemenu kies je Verwijderen van lijst. Dit verwijdert de persoon alleen van deze lijst — de persoon blijft bestaan in het evenement en op andere lijsten. Dit is een belangrijk onderscheid: verwijderen van een lijst is niet hetzelfde als verwijderen uit het evenement.

---

Toegangsrechten

Rol	Lijsten bekijken	Lijsten aanmaken/bewerken	Personen toevoegen	Personen goedkeuren
Organisatie-admin	Alle	Alle	Ja	Ja
Organisatie-lid	Alle	Nee	Ja	Nee
Leverancier (portaal)	Alleen eigen externe lijst	Nee	Ja (eigen lijst)	Nee

---

Tips van een ervaren coördinator

Deze tips komen uit de praktijk van festivalbeheer en helpen je om het meeste uit publiekslijsten te halen.

Begin met je leverancierslijsten, niet met je vrijwilligerslijsten

Leveranciers hebben langere doorlooptijden. De cateraar moet personeel inplannen, het beveiligingsbedrijf moet vergunningen regelen. Maak je externe lijsten als eerste aan en stuur de token-links zo vroeg mogelijk. Vrijwilligersregistratie kan later — die is flexibeler.

Gebruik aparte lijsten per sectie, niet één grote lijst

Het is verleidelijk om één lijst "Alle Vrijwilligers" te maken. Dat werkt bij 20 vrijwilligers, maar niet bij 200. Maak per sectie een lijst aan: "Bar", "Hospitality", "Techniek", "EHBO". Zo zie je per groep of je genoeg mensen hebt en kun je gerichte briefings sturen.

Zet auto-approve niet aan bij open registratie

Bij een open registratieformulier (iedereen kan zich aanmelden) wil je controle. Begin met auto-approve uit. Keur in bulk goed nadat je de aanmeldingen hebt gescreend. Zet auto-approve alleen aan voor lijsten waar je iedereen al kent — interne crew, heruitgenodigde veteranen.

Gebruik max personen als planning-instrument, niet als harde muur

Stel de limiet in op je ideale aantal, niet je absolute maximum. Als je bar-sectie 15 vrijwilligers nodig heeft, zet max dan op 18. De extra 3 zijn je buffer voor no-shows. Op festivaldag zijn er altijd mensen die niet komen — plan daar voor.

Check de bezettingsbalken dagelijks in de laatste twee weken

Twee weken voor het festival zouden alle shifts groen (≥80% gevuld) moeten zijn. Oranje shifts hebben aandacht nodig. Rode shifts zijn een probleem. Als een hele sectie rood is, overweeg dan: extra wervingsronde, secties samenvoegen, of shifts schrappen.

Houd je EHBO-team op een aparte lijst met strikte controle

EHBO-vrijwilligers moeten gecertificeerd zijn. Maak hier altijd een aparte lijst voor met auto-approve uit, zodat je elk certificaat kunt controleren. Plaats EHBO'ers nooit alleen op de hoofdvrijwilligerslijst — je wilt ze apart kunnen tracken, briefen en accrediteren.

Plan je leverancierscrew altijd met een marge

Als het contract 25 cateringmedewerkers zegt, stel je max_persons in op 28. Leveranciers sturen bijna altijd iets meer of minder dan afgesproken. De marge voorkomt dat je op showdag iemand moet weigeren bij de ingang.

Gebruik de identiteitsmatching actief, niet passief

Wanneer het systeem een match meldt ("Mogelijk bestaand account gevonden"), neem dan de tijd om het te bevestigen. Een bevestigde match geeft je direct toegang tot de festivalgeschiedenis en reliability score van die persoon. Dat bespaart je een telefoontje aan de sectiecoördinator: "Ken jij deze Jan de Vries?"

---

Veelgestelde vragen

Kan een persoon op meerdere lijsten staan? Ja. Een persoon kan op zoveel lijsten staan als nodig. De EHBO-vrijwilliger staat op "Hoofdvrijwilligers" én op "EHBO-team". Dit is bewust ontworpen — het weerspiegelt de realiteit dat mensen meerdere rollen en groepslidmaatschappen hebben.

Als ik iemand goedkeur op lijst A, is die dan ook goedgekeurd op lijst B? Ja. De status is een eigenschap van de persoon, niet van de koppeling met de lijst. Goedkeuren op één lijst betekent goedgekeurd als persoon binnen het evenement. Dit geldt voor alle statussen: als je iemand afwijst terwijl die op drie lijsten staat, is die persoon overal afgewezen.

Wat gebeurt er als ik een lijst verwijder? De lijst wordt verwijderd en de koppelingen verdwijnen, maar de personen zelf blijven bestaan in het evenement. Ze verliezen alleen hun lidmaatschap van die specifieke lijst. Shifts, accreditatie en andere data blijven onaangetast.

Kan ik een persoon direct aanmaken vanuit de publiekslijst? Nee, je voegt bestaande personen toe. Dit is een bewuste keuze: het voorkomt dubbele registraties. Als de persoon nog niet bestaat, maak je deze eerst aan via Personen, en voeg je hem of haar daarna toe aan de lijst.

Wat is het verschil tussen een publiekslijst en een crowd type? Een crowd type is de classificatie (Vrijwilliger, Crew, Gast). Een publiekslijst is een groepering binnen dat type. Je hebt één crowd type "Vrijwilliger", maar misschien vijf vrijwilligerslijsten. Het crowd type bepaalt de kleur van de badge, de zichtbaarheid van tijdsloten in het registratieformulier, en de standaard accreditatie. De publiekslijst bepaalt welke specifieke groep personen bij elkaar hoort.

Wat gebeurt er als ik iemand afwijs? Verdwijnt die van de lijst? Nee. Een afgewezen persoon blijft op de lijst staan met status "afgewezen". Dit is je audit trail — je kunt altijd terugzien wie je hebt afgewezen en wanneer. Als je iemand toch wilt toelaten, kun je de status terugzetten naar "wachtend" en opnieuw beoordelen.

Kan een persoon die is afgewezen toch een shift krijgen? Nee. Alleen personen met de status "goedgekeurd" komen in aanmerking voor shift-toewijzing, accreditatie en briefings. Afgewezen personen zijn uitgesloten van alle operationele processen totdat hun status wordt gewijzigd.

Telt een afgewezen persoon mee voor het maximumaantal? Ja, alle personen op de lijst tellen mee voor de capaciteit — ook afgewezen personen. Als je een lijst hebt met max 20 personen en je wijst er 3 af, staan er nog steeds 20 personen op de lijst. Verwijder afgewezen personen van de lijst als je ruimte wilt vrijmaken.

Hoe werken externe lijsten als het leveranciersportaal nog niet gebouwd is? Op dit moment voeg je als organisator personen toe aan externe lijsten op dezelfde manier als bij interne lijsten. Het verschil is dat de lijst gekoppeld is aan een bedrijf — dit is al zichtbaar in de interface. Zodra het leveranciersportaal (SUP-01) live is, krijgt het bedrijf via een token-link directe toegang tot hun eigen lijst.

Wat als dezelfde persoon op twee externe lijsten van twee verschillende bedrijven staat? Dat kan, maar het is ongebruikelijk. In de praktijk heeft een persoon meestal één werkgever bij een evenement. Als het toch voorkomt (bijv. een freelancer die voor twee bedrijven werkt), is dat geen technisch probleem — de persoon staat simpelweg op twee lijsten.

Heeft de max personen op de lijst invloed op het aantal shift-plekken? Nee. Dit zijn twee onafhankelijke limieten. De lijst bepaalt hoeveel personen er in de groep zitten. De shift bepaalt hoeveel personen er tegelijkertijd op een locatie werken. Je kunt 15 bartenders op de lijst hebben terwijl er per shift maar 3 achter de bar staan.

Schrijven vrijwilligers zich in voor een lijst, een sectie of een shift? Geen van drieën. Vrijwilligers schrijven zich in voor het evenement via het registratieformulier. Ze geven wel voorkeuren aan (welke secties, welke tijdsloten), maar dat zijn wensen — geen toewijzingen. De organisator plaatst hen op lijsten en wijst shifts toe. De publiekslijst is onzichtbaar voor de vrijwilliger.

Kan Jan goedgekeurd zijn voor de bar maar afgewezen voor EHBO? Niet via de status — die zit op de persoon. Maar wél via het lijstlidmaatschap: als de EHBO-coördinator vindt dat Jan niet geschikt is, verwijdert die Jan van de EHBO-lijst. Jan is nog steeds goedgekeurd als persoon en kan barshifts doen, maar hij ziet geen EHBO-shifts meer. Het effect is hetzelfde, maar het mechanisme is anders: je stuurt het via de lijst, niet via de status.

Kan een vrijwilliger per ongeluk twee shifts op hetzelfde moment krijgen? Nee. De database blokkeert dit met een harde constraint. Als Jan een barshift claimt op vrijdag 19:00-22:00 en daarna een EHBO-shift probeert te claimen in hetzelfde tijdslot, wordt dat geweigerd. In het portaal ziet Jan conflicterende shifts als "(Tijdsconflict)" — niet claimbaar.

Kan ik dezelfde persoon op een festival-lijst én een sub-event lijst zetten? Ja. De persoon is geregistreerd op festivalniveau en kan op lijsten van elk niveau staan. Een vrijwilliger kan op "Hoofdvrijwilligers" (festival) én op "Extra Horeca Zaterdag" (sub-event) staan. De goedkeuringsstatus geldt overal — één keer goedkeuren is voldoende.

Zie ik op het sub-event ook de festival-niveau lijsten? Nee. Elk niveau toont alleen zijn eigen lijsten. Op het hoofdfestival zie je de festival-lijsten. Op het programmaonderdeel "Vrijdag" zie je alleen de lijsten die specifiek voor die vrijdag zijn aangemaakt. Wil je het totaaloverzicht? Navigeer naar het hoofdfestival.

Wat als ik per ongeluk een lijst op het verkeerde niveau heb aangemaakt? Je kunt de lijst verwijderen en opnieuw aanmaken op het juiste niveau. De personen blijven bestaan — je voegt ze opnieuw toe aan de nieuwe lijst. In de toekomst wordt een "verplaats lijst" functie overwogen, maar op dit moment is verwijderen en opnieuw aanmaken de juiste aanpak.

Gerelateerde onderwerpen

• Personen beheren
• Crowd types instellen
• Tags
• Accreditatie overzicht
• Briefings
• Secties beheren
• Tijdslots
• Diensten plannen
• Toewijzingen