docs: correct crowd lists documentation for multi-level festival/sub-event support

Co-Authored-By: Claude Opus 4.6 (1M context) <noreply@anthropic.com>

docs/organizer/persons/crowd-lists.md

@@ -210,52 +210,80 @@ Op de showdag:
 
 ---
 
-## Publiekslijsten bij festivals
+## Publiekslijsten bij festivals: twee niveaus
 
-Dit is een architecturaal punt dat veel vragen voorkomt, dus laten we het helder maken.
+Bij een festival met meerdere programmaonderdelen kun je publiekslijsten aanmaken op twee niveaus. Beide niveaus zijn volledig functioneel — het systeem ondersteunt dit bewust.
 
-### Waar leven publiekslijsten bij een festival?
+### Festival-niveau: de standaard voor de meeste groepen
 
-Bij een festival met meerdere programmaonderdelen (bijvoorbeeld "Echt Zomer Feesten 2026" met een Vrijdag-editie en een Zaterdag-editie) worden publiekslijsten aangemaakt op het **hoofdfestival**, niet op de individuele programmaonderdelen.
+De meeste publiekslijsten maak je aan op het hoofdfestival. Dit is logisch omdat personen zich registreren op festivalniveau — een vrijwilliger meldt zich aan voor "Echt Zomer Feesten 2026" als geheel, niet voor een specifiek programmaonderdeel.
 
-Dit is een bewuste ontwerpkeuze gebaseerd op hoe festivals in de praktijk werken:
+Typische festival-niveau lijsten:
+- "Hoofdvrijwilligers" — alle vrijwilligers voor het hele festival
+- "EHBO-team" — beschikbaar op alle programmaonderdelen
+- "Catering BV — Personeel" — de cateraar levert voor het hele festival
+- "Kernteam" — de organisatiecrew die overal actief is
 
-**Personen registreren op festivalniveau.** Een vrijwilliger meldt zich aan voor "Echt Zomer Feesten 2026" als geheel, niet voor "Echt Zomer Feesten — Vrijdag". De vrijwilliger wil helpen bij het festival; op welke dag die precies werkt, wordt later bepaald via de shiftplanning. De publiekslijst hoort daarom bij het festival.
+Vuistregel: als de groep relevant is voor het hele festival, maak de lijst aan op festivalniveau.
 
-**Leveranciers werken op festivalniveau.** De cateraar levert personeel voor het hele festival. Of een cateringmedewerker op vrijdag of zaterdag werkt, is een planningsbeslissing — geen registratiebeslissing. De leverancierslijst hoort bij het festival.
+### Sub-event niveau: voor dag- of programmaspecifieke groepen
 
-**Activatie per programmaonderdeel gaat via andere mechanismen.** Of een persoon op een specifiek programmaonderdeel actief is, wordt niet bepaald door de publiekslijst maar door:
-- **Shift-toewijzingen:** Een vrijwilliger die een shift heeft op het zaterdagprogramma, is automatisch actief op dat programmaonderdeel
-- **Handmatige activatie:** Voor vaste crew en leveranciers zonder shifts kun je per persoon aangeven op welke programmaonderdelen ze actief zijn (via de activatie-functie)
+Soms heb je een groep die alleen relevant is voor één specifiek programmaonderdeel. Dan maak je de lijst aan op dat sub-event.
 
-De publiekslijst bepaalt *wie* er mag meedoen. De shiftplanning en activatie bepalen *wanneer en waar*.
+Typische sub-event lijsten:
+- "VIP Gasten Vrijdag" — gasten die alleen op de vrijdageditie komen
+- "Pers Zaterdagprogramma" — journalisten geaccrediteerd voor de zaterdag
+- "Backstage Gasten Headliner" — entourage van de hoofdact, alleen relevant voor dat ene programmaonderdeel
+- "Horeca Extra Zaterdag" — extra ingehuurde horecamedewerkers specifiek voor de drukste dag
 
-### Een praktijkscenario: festival met twee dagen
+Vuistregel: als de groep alleen relevant is voor één programmaonderdeel, maak de lijst aan op dat sub-event.
 
-Stel je voor: "Echt Zomer Feesten 2026", een festival met Vrijdag (dance) en Zaterdag (pop).
+### Hoe de twee niveaus samenwerken
 
-**Publiekslijsten (op festivalniveau):**
-- "Hoofdvrijwilligers" — 150 vrijwilligers die zich hebben aangemeld
-- "EHBO-team" — 8 EHBO'ers, beschikbaar op beide dagen
-- "Catering BV — Personeel" — 25 cateringmedewerkers
-- "SecurEvent — Beveiligers" — 40 beveiligers
-- "VIP Gasten" — 50 VIP's
+Het cruciale inzicht: personen registreren altijd op festivalniveau. Een crowd list op een sub-event verwijst naar dezelfde personenpool als een crowd list op het festival. Dezelfde persoon kan op lijsten van beide niveaus staan — er is geen conflict.
 
-**Op programmaonderdeel-niveau (Vrijdag Dance):**
-- Shifts voor barteam, podiumcrew, ingang — gekoppeld aan tijdsloten van de vrijdag
-- Vrijwilligers uit de lijst "Hoofdvrijwilligers" claimen vrijdagshifts
-- Activatie: cateringmedewerkers 1-15 worden handmatig geactiveerd voor de vrijdag
+Concreet voorbeeld met "Echt Zomer Feesten 2026" (Vrijdag + Zaterdag):
 
-**Op programmaonderdeel-niveau (Zaterdag Pop):**
-- Shifts voor barteam, podiumcrew, ingang — gekoppeld aan tijdsloten van de zaterdag
-- Andere vrijwilligers claimen zaterdagshifts
-- Activatie: cateringmedewerkers 10-25 worden geactiveerd voor de zaterdag (let op: medewerkers 10-15 werken op beide dagen)
+**Op festivalniveau:**
+- "Hoofdvrijwilligers" (150 personen) — alle vrijwilligers
+- "Catering BV — Personeel" (25 personen) — alle cateringcrew
+- "EHBO-team" (8 personen) — alle EHBO'ers
 
-De publiekslijsten blijven hetzelfde — de verdeling over programmaonderdelen is een planningslaag erboven.
+**Op sub-event "Vrijdag Dance":**
+- "VIP Gasten Vrijdag" (30 personen) — alleen vrijdag-VIP's
+- "Pers Vrijdag" (10 personen) — vrijdag-geaccrediteerde journalisten
+
+**Op sub-event "Zaterdag Pop":**
+- "VIP Gasten Zaterdag" (50 personen) — alleen zaterdag-VIP's
+- "Extra Horeca Zaterdag" (8 personen) — extra personeel voor de drukste dag
+
+Jan de Vries staat op "Hoofdvrijwilligers" (festivalniveau) én op "Extra Horeca Zaterdag" (sub-event niveau). Geen probleem — hij is vrijwilliger voor het hele festival en draait een extra horecashift op zaterdag. Zijn goedkeuringsstatus is één keer gezet op festivalniveau en geldt overal.
+
+### De beslisboom: festival of sub-event?
+
+| Vraag | Festival-niveau | Sub-event niveau |
+|---|---|---|
+| Is de groep relevant voor het hele festival? | Ja | — |
+| Is de groep alleen relevant voor één dag/programma? | — | Ja |
+| Zijn het vrijwilligers die zich aanmelden? | Ja | — |
+| Zijn het gasten voor een specifieke editie? | — | Ja |
+| Is het leverancierspersoneel voor het hele festival? | Ja | — |
+| Is het extra personeel voor alleen de drukste dag? | — | Ja |
+| Twijfel je? | Kies festivalniveau | — |
+
+De standaard is festivalniveau. Kies sub-event niveau alleen wanneer de groep expliciet aan één programmaonderdeel gebonden is.
+
+### Wat je ziet in de interface
+
+De Publiekslijsten-tab is zichtbaar op beide niveaus:
+- Op het hoofdfestival zie je de festival-niveau lijsten
+- Op een programmaonderdeel zie je de sub-event lijsten
+
+Personen die je toevoegt aan een sub-event lijst komen uit dezelfde personenpool (alle personen geregistreerd op festivalniveau). Je hoeft niemand opnieuw aan te maken — zoek de persoon op naam of e-mail en voeg toe.
 
 ### Bij een los evenement (geen festival)
 
-Bij een los evenement zonder programmaonderdelen is het simpeler: je hebt één evenement, en de publiekslijsten zitten daar direct op. Er is geen onderscheid tussen festival- en programmaonderdeel-niveau. Alles werkt hetzelfde, maar zonder de extra laag.
+Bij een evenement zonder programmaonderdelen is er maar één niveau: het evenement zelf. Alle publiekslijsten zitten op dat evenement. Er is geen verschil tussen festival- en sub-event niveau — alles werkt op één plek.
 
 ---
 
@@ -629,6 +657,15 @@ Niet via de status — die zit op de persoon. Maar wél via het lijstlidmaatscha
 **Kan een vrijwilliger per ongeluk twee shifts op hetzelfde moment krijgen?**
 Nee. De database blokkeert dit met een harde constraint. Als Jan een barshift claimt op vrijdag 19:00-22:00 en daarna een EHBO-shift probeert te claimen in hetzelfde tijdslot, wordt dat geweigerd. In het portaal ziet Jan conflicterende shifts als "(Tijdsconflict)" — niet claimbaar.
 
+**Kan ik dezelfde persoon op een festival-lijst én een sub-event lijst zetten?**
+Ja. De persoon is geregistreerd op festivalniveau en kan op lijsten van elk niveau staan. Een vrijwilliger kan op "Hoofdvrijwilligers" (festival) én op "Extra Horeca Zaterdag" (sub-event) staan. De goedkeuringsstatus geldt overal — één keer goedkeuren is voldoende.
+
+**Zie ik op het sub-event ook de festival-niveau lijsten?**
+Nee. Elk niveau toont alleen zijn eigen lijsten. Op het hoofdfestival zie je de festival-lijsten. Op het programmaonderdeel "Vrijdag" zie je alleen de lijsten die specifiek voor die vrijdag zijn aangemaakt. Wil je het totaaloverzicht? Navigeer naar het hoofdfestival.
+
+**Wat als ik per ongeluk een lijst op het verkeerde niveau heb aangemaakt?**
+Je kunt de lijst verwijderen en opnieuw aanmaken op het juiste niveau. De personen blijven bestaan — je voegt ze opnieuw toe aan de nieuwe lijst. In de toekomst wordt een "verplaats lijst" functie overwogen, maar op dit moment is verwijderen en opnieuw aanmaken de juiste aanpak.
+
 ## Gerelateerde onderwerpen
 
 - [Personen beheren](/organizer/persons/manage)