diff --git a/docs/organizer/persons/crowd-lists.md b/docs/organizer/persons/crowd-lists.md index dfd35b89..1c94b62a 100644 --- a/docs/organizer/persons/crowd-lists.md +++ b/docs/organizer/persons/crowd-lists.md @@ -210,52 +210,80 @@ Op de showdag: --- -## Publiekslijsten bij festivals +## Publiekslijsten bij festivals: twee niveaus -Dit is een architecturaal punt dat veel vragen voorkomt, dus laten we het helder maken. +Bij een festival met meerdere programmaonderdelen kun je publiekslijsten aanmaken op twee niveaus. Beide niveaus zijn volledig functioneel — het systeem ondersteunt dit bewust. -### Waar leven publiekslijsten bij een festival? +### Festival-niveau: de standaard voor de meeste groepen -Bij een festival met meerdere programmaonderdelen (bijvoorbeeld "Echt Zomer Feesten 2026" met een Vrijdag-editie en een Zaterdag-editie) worden publiekslijsten aangemaakt op het **hoofdfestival**, niet op de individuele programmaonderdelen. +De meeste publiekslijsten maak je aan op het hoofdfestival. Dit is logisch omdat personen zich registreren op festivalniveau — een vrijwilliger meldt zich aan voor "Echt Zomer Feesten 2026" als geheel, niet voor een specifiek programmaonderdeel. -Dit is een bewuste ontwerpkeuze gebaseerd op hoe festivals in de praktijk werken: +Typische festival-niveau lijsten: +- "Hoofdvrijwilligers" — alle vrijwilligers voor het hele festival +- "EHBO-team" — beschikbaar op alle programmaonderdelen +- "Catering BV — Personeel" — de cateraar levert voor het hele festival +- "Kernteam" — de organisatiecrew die overal actief is -**Personen registreren op festivalniveau.** Een vrijwilliger meldt zich aan voor "Echt Zomer Feesten 2026" als geheel, niet voor "Echt Zomer Feesten — Vrijdag". De vrijwilliger wil helpen bij het festival; op welke dag die precies werkt, wordt later bepaald via de shiftplanning. De publiekslijst hoort daarom bij het festival. +Vuistregel: als de groep relevant is voor het hele festival, maak de lijst aan op festivalniveau. -**Leveranciers werken op festivalniveau.** De cateraar levert personeel voor het hele festival. Of een cateringmedewerker op vrijdag of zaterdag werkt, is een planningsbeslissing — geen registratiebeslissing. De leverancierslijst hoort bij het festival. +### Sub-event niveau: voor dag- of programmaspecifieke groepen -**Activatie per programmaonderdeel gaat via andere mechanismen.** Of een persoon op een specifiek programmaonderdeel actief is, wordt niet bepaald door de publiekslijst maar door: -- **Shift-toewijzingen:** Een vrijwilliger die een shift heeft op het zaterdagprogramma, is automatisch actief op dat programmaonderdeel -- **Handmatige activatie:** Voor vaste crew en leveranciers zonder shifts kun je per persoon aangeven op welke programmaonderdelen ze actief zijn (via de activatie-functie) +Soms heb je een groep die alleen relevant is voor één specifiek programmaonderdeel. Dan maak je de lijst aan op dat sub-event. -De publiekslijst bepaalt *wie* er mag meedoen. De shiftplanning en activatie bepalen *wanneer en waar*. +Typische sub-event lijsten: +- "VIP Gasten Vrijdag" — gasten die alleen op de vrijdageditie komen +- "Pers Zaterdagprogramma" — journalisten geaccrediteerd voor de zaterdag +- "Backstage Gasten Headliner" — entourage van de hoofdact, alleen relevant voor dat ene programmaonderdeel +- "Horeca Extra Zaterdag" — extra ingehuurde horecamedewerkers specifiek voor de drukste dag -### Een praktijkscenario: festival met twee dagen +Vuistregel: als de groep alleen relevant is voor één programmaonderdeel, maak de lijst aan op dat sub-event. -Stel je voor: "Echt Zomer Feesten 2026", een festival met Vrijdag (dance) en Zaterdag (pop). +### Hoe de twee niveaus samenwerken -**Publiekslijsten (op festivalniveau):** -- "Hoofdvrijwilligers" — 150 vrijwilligers die zich hebben aangemeld -- "EHBO-team" — 8 EHBO'ers, beschikbaar op beide dagen -- "Catering BV — Personeel" — 25 cateringmedewerkers -- "SecurEvent — Beveiligers" — 40 beveiligers -- "VIP Gasten" — 50 VIP's +Het cruciale inzicht: personen registreren altijd op festivalniveau. Een crowd list op een sub-event verwijst naar dezelfde personenpool als een crowd list op het festival. Dezelfde persoon kan op lijsten van beide niveaus staan — er is geen conflict. -**Op programmaonderdeel-niveau (Vrijdag Dance):** -- Shifts voor barteam, podiumcrew, ingang — gekoppeld aan tijdsloten van de vrijdag -- Vrijwilligers uit de lijst "Hoofdvrijwilligers" claimen vrijdagshifts -- Activatie: cateringmedewerkers 1-15 worden handmatig geactiveerd voor de vrijdag +Concreet voorbeeld met "Echt Zomer Feesten 2026" (Vrijdag + Zaterdag): -**Op programmaonderdeel-niveau (Zaterdag Pop):** -- Shifts voor barteam, podiumcrew, ingang — gekoppeld aan tijdsloten van de zaterdag -- Andere vrijwilligers claimen zaterdagshifts -- Activatie: cateringmedewerkers 10-25 worden geactiveerd voor de zaterdag (let op: medewerkers 10-15 werken op beide dagen) +**Op festivalniveau:** +- "Hoofdvrijwilligers" (150 personen) — alle vrijwilligers +- "Catering BV — Personeel" (25 personen) — alle cateringcrew +- "EHBO-team" (8 personen) — alle EHBO'ers -De publiekslijsten blijven hetzelfde — de verdeling over programmaonderdelen is een planningslaag erboven. +**Op sub-event "Vrijdag Dance":** +- "VIP Gasten Vrijdag" (30 personen) — alleen vrijdag-VIP's +- "Pers Vrijdag" (10 personen) — vrijdag-geaccrediteerde journalisten + +**Op sub-event "Zaterdag Pop":** +- "VIP Gasten Zaterdag" (50 personen) — alleen zaterdag-VIP's +- "Extra Horeca Zaterdag" (8 personen) — extra personeel voor de drukste dag + +Jan de Vries staat op "Hoofdvrijwilligers" (festivalniveau) én op "Extra Horeca Zaterdag" (sub-event niveau). Geen probleem — hij is vrijwilliger voor het hele festival en draait een extra horecashift op zaterdag. Zijn goedkeuringsstatus is één keer gezet op festivalniveau en geldt overal. + +### De beslisboom: festival of sub-event? + +| Vraag | Festival-niveau | Sub-event niveau | +|---|---|---| +| Is de groep relevant voor het hele festival? | Ja | — | +| Is de groep alleen relevant voor één dag/programma? | — | Ja | +| Zijn het vrijwilligers die zich aanmelden? | Ja | — | +| Zijn het gasten voor een specifieke editie? | — | Ja | +| Is het leverancierspersoneel voor het hele festival? | Ja | — | +| Is het extra personeel voor alleen de drukste dag? | — | Ja | +| Twijfel je? | Kies festivalniveau | — | + +De standaard is festivalniveau. Kies sub-event niveau alleen wanneer de groep expliciet aan één programmaonderdeel gebonden is. + +### Wat je ziet in de interface + +De Publiekslijsten-tab is zichtbaar op beide niveaus: +- Op het hoofdfestival zie je de festival-niveau lijsten +- Op een programmaonderdeel zie je de sub-event lijsten + +Personen die je toevoegt aan een sub-event lijst komen uit dezelfde personenpool (alle personen geregistreerd op festivalniveau). Je hoeft niemand opnieuw aan te maken — zoek de persoon op naam of e-mail en voeg toe. ### Bij een los evenement (geen festival) -Bij een los evenement zonder programmaonderdelen is het simpeler: je hebt één evenement, en de publiekslijsten zitten daar direct op. Er is geen onderscheid tussen festival- en programmaonderdeel-niveau. Alles werkt hetzelfde, maar zonder de extra laag. +Bij een evenement zonder programmaonderdelen is er maar één niveau: het evenement zelf. Alle publiekslijsten zitten op dat evenement. Er is geen verschil tussen festival- en sub-event niveau — alles werkt op één plek. --- @@ -629,6 +657,15 @@ Niet via de status — die zit op de persoon. Maar wél via het lijstlidmaatscha **Kan een vrijwilliger per ongeluk twee shifts op hetzelfde moment krijgen?** Nee. De database blokkeert dit met een harde constraint. Als Jan een barshift claimt op vrijdag 19:00-22:00 en daarna een EHBO-shift probeert te claimen in hetzelfde tijdslot, wordt dat geweigerd. In het portaal ziet Jan conflicterende shifts als "(Tijdsconflict)" — niet claimbaar. +**Kan ik dezelfde persoon op een festival-lijst én een sub-event lijst zetten?** +Ja. De persoon is geregistreerd op festivalniveau en kan op lijsten van elk niveau staan. Een vrijwilliger kan op "Hoofdvrijwilligers" (festival) én op "Extra Horeca Zaterdag" (sub-event) staan. De goedkeuringsstatus geldt overal — één keer goedkeuren is voldoende. + +**Zie ik op het sub-event ook de festival-niveau lijsten?** +Nee. Elk niveau toont alleen zijn eigen lijsten. Op het hoofdfestival zie je de festival-lijsten. Op het programmaonderdeel "Vrijdag" zie je alleen de lijsten die specifiek voor die vrijdag zijn aangemaakt. Wil je het totaaloverzicht? Navigeer naar het hoofdfestival. + +**Wat als ik per ongeluk een lijst op het verkeerde niveau heb aangemaakt?** +Je kunt de lijst verwijderen en opnieuw aanmaken op het juiste niveau. De personen blijven bestaan — je voegt ze opnieuw toe aan de nieuwe lijst. In de toekomst wordt een "verplaats lijst" functie overwogen, maar op dit moment is verwijderen en opnieuw aanmaken de juiste aanpak. + ## Gerelateerde onderwerpen - [Personen beheren](/organizer/persons/manage)