crewli/dev-docs/COPY_CATALOGUE.md

# Crewli — In-app copy catalogue

> Single source of truth for user-facing Dutch copy. Seeded from
> `/dev-docs/ARCH-FORM-BUILDER.md` §30.

## Purpose

Centralises terminology and warnings so every screen, tooltip, and
error message stays consistent. Without this, "Dienst" / "Shift" /
"Taak" drift across pages and confuse organisers; "Privacy-gevoelig"
and "Bevat persoonsgegevens" appear side-by-side for the same flag.

This catalogue is the canonical reference for both backend validation
messages (Form Requests) and frontend rendering (Vue components).
Whenever you write Dutch copy that a user will read, look here first.

## Growth strategy

Living document. Each session that adds user-facing UI:

1. **Check first.** Search for the concept (in Dutch and English) before
   coining a new term. If it's here, use the existing wording verbatim.
2. **Propose new terms in PR.** Add to the relevant section. Brief
   rationale in the commit message.
3. **Reviewer (Bert) signs off** on terminology before merge. Once a
   term is in the catalogue, it's binding for future sessions.

The catalogue stays in `/dev-docs/` (developer-facing) rather than
`/docs/` (end-user-facing). End-user docs are written *using* this
catalogue, not *about* it.

## Update workflow

- Adding a tooltip → update §30.2 here.
- Adding a warning → update §30.3 here.
- Renaming a concept → update §30.1 here AND grep for all current
  Dutch occurrences (frontend, validation messages, end-user docs)
  and update them in the same PR.
- Wholesale restructure → discuss in design-document.md first; then
  rewrite this catalogue in one commit.

## Naming conventions

| Concept              | Canonical Dutch term         | Never use                          |
| -------------------- | ---------------------------- | ---------------------------------- |
| `form_schema`        | Formulier                    | Schema, template                   |
| `form_field`         | Veld                         | Vraag, item                        |
| `form_template`      | Formulier-sjabloon           | Template (alleen in dev-docs)      |
| `form_field_library` | Veldenbibliotheek            | Library, bibliotheek alleen        |
| `form_submission`    | Inzending                    | Submission, antwoord               |
| `is_filterable`      | Filterbaar                   | Queryable, zoekbaar                |
| `is_pii`             | Bevat persoonsgegevens       | Privacy-gevoelig                   |
| `freeze_on_submit`   | Bevriezen na inzending       | Vergrendelen                       |
| `consent_version`    | Toestemmingsversie           | Consent-versie                     |

## Tooltip catalogue (selection)

```
is_filterable:
  "Filterbaar — dit veld wordt extra geïndexeerd voor snelle filtering
   in overzichten. Alleen aanvinken voor velden die je daadwerkelijk als
   filter gebruikt (bijvoorbeeld: shirtmaat wel, motivatie niet)."

is_pii:
  "Bevat persoonsgegevens — bij retentie-verwerking worden deze waardes
   geanonimiseerd volgens je privacy-instellingen. Vink aan voor velden
   zoals telefoon, e-mail, noodcontact, medische info."

is_unique:
  "Uniek per formulier — waardes van dit veld moeten uniek zijn over alle
   inzendingen heen. Geschikt voor bijvoorbeeld BSN of werknemersnummer.
   Dubbele waardes worden afgewezen."

freeze_on_submit:
  "Bevriezen na eerste inzending — zodra iemand het formulier indient
   kunnen de velden niet meer gewijzigd worden. Gebruik dit voor
   contracten, signatures, of formulieren waar de structuur vast moet
   staan voor audit-doeleinden."

snapshot_mode:
  never: "Geen snapshot — wijzigingen worden alleen in het activity log
         bijgehouden."
  on_submit: "Snapshot bij inzending — bij elke indiening wordt het
             complete formulier gesnapshot voor audit-doeleinden."
  always: "Altijd snapshot — elke wijziging (ook drafts) wordt
          gesnapshot. Gebruikt meer opslag maar biedt het volledige
          audit-spoor."

retention_days:
  "Bewaartermijn — na deze periode (vanaf inzendingsdatum) worden
   PII-velden automatisch geanonimiseerd. Typische waardes: 1095 dagen
   (3 jaar) voor vrijwilligers, 2555 dagen (7 jaar) voor contracten,
   null voor onbeperkt bewaren."
```

## Warning catalogue (selection)

```
binding_change_with_submissions:
  "Je staat op het punt de koppeling van dit veld te wijzigen terwijl er
   al {count} ingediende inzendingen zijn. De historische waardes blijven
   bestaan, maar zijn niet meer de bron-van-waarheid. Dit kan niet
   ongedaan worden gemaakt."

delete_schema_with_submissions:
  "Dit formulier heeft {count} inzendingen. Als je het verwijdert, blijven
   de inzendingen bewaard als archief maar zijn niet meer nieuw in te
   dienen. Type de naam van het formulier om te bevestigen:"

field_type_change:
  "Je wijzigt het veldtype van {old} naar {new}. Bestaande waardes worden
   mogelijk niet correct omgezet — sommige kunnen onleesbaar worden.
   Aanbevolen: maak een nieuw veld aan in plaats van dit veld te
   wijzigen."

public_token_rotation:
  "Je roteert de publieke link voor dit formulier. Bestaande gebruikers
   kunnen nog 7 dagen inzenden met de oude link; daarna krijgen ze een
   410 Gone foutmelding."
```