6.0 KiB
title, description, tags
| title | description | tags | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Evenementstatussen | Begrijp de levenscyclus van een evenement — van Concept tot Afgesloten — en wat je in elke fase kunt doen. |
|
{{ $frontmatter.title }}
{{ $frontmatter.description }}
Elk evenement in Crewli doorloopt een vaste levenscyclus van Concept tot Afgesloten. Per fase verandert wat je kunt doen: welke modules beschikbaar zijn, of externe portals open staan, en welke acties je team kan uitvoeren. De statusknop rechtsboven op het evenement toont altijd de huidige status en de mogelijke volgende stap.
Statusoverzicht
Een evenement doorloopt de volgende statussen:
Concept → Gepubliceerd ↔ Registratie open → Opbouw → Showdag → Afbouw → Afgesloten
De eerste drie statussen zijn flexibel — je kunt terug naar een eerdere fase als dat nodig is. Vanaf Opbouw is de richting definitief: je gaat alleen nog vooruit.
Concept (draft)
Je evenement is net aangemaakt en alleen zichtbaar voor jou als aanmaker. Gebruik deze fase om de basisgegevens in te vullen: naam, datum, locatie en eventueel een beschrijving. Andere teamleden zien het evenement nog niet — dit is je "kladblok" om de basis op orde te brengen.
Wat je hier doet: naam en datums invullen, het evenementtype instellen (enkelvoudig evenement, festival of serie), en bij een festival de programmaonderdelen aanmaken.
Voorwaarde om te publiceren: de naam, startdatum en einddatum moeten ingevuld zijn. Zonder deze basisgegevens kun je niet verder.
Gepubliceerd (published)
Je evenement is nu zichtbaar voor je interne team — coördinatoren en medewerkers die je hebt uitgenodigd. Alle planningsmodules worden beschikbaar: je kunt secties aanmaken, tijdslots instellen, diensten configureren en locaties toevoegen. Dit is de fase waarin het echte planningswerk gebeurt.
Belangrijk: externe portals zijn nog gesloten. Vrijwilligers kunnen zich nog niet registreren en het artiestenportaal is nog niet toegankelijk. Dit geeft je de ruimte om eerst de volledige dienstenstructuur op te zetten voordat de buitenwereld het ziet.
Je kunt terug naar Concept als je iets fundamenteels wilt wijzigen. Bijvoorbeeld als de datums veranderen of als je het evenementtype wilt aanpassen.
Voorwaarde voor de volgende stap: er moet minimaal 1 tijdslot en 1 sectie bestaan voordat je de registratie kunt openen.
Registratie open (registration_open)
Het publieke vrijwilligersregistratieformulier en het artiestenportaal staan nu open. Vrijwilligers kunnen zich aanmelden, hun beschikbaarheid opgeven en voorkeurssecties selecteren. Als organisator kun je nu binnengekomen aanmeldingen beoordelen, goedkeuren of afwijzen, en dienst-claims verwerken.
Dit is vaak de langste fase — van enkele weken tot maanden voor het evenement. Je kunt ondertussen de planning blijven verfijnen: diensten toevoegen, tijdslots aanpassen en mensen toewijzen aan diensten.
Je kunt terug naar Gepubliceerd als je de registratie (tijdelijk) wilt sluiten, bijvoorbeeld als je genoeg aanmeldingen hebt of als je de planning wilt herstructureren.
Opbouw (buildup)
De opbouwfase is gestart. Crew-diensten beginnen, accreditatie-uitgifte kan starten, en de eerste medewerkers melden zich op het terrein. Vanaf deze fase worden check-ins geregistreerd.
::: warning Geen weg terug Vanaf Opbouw is er geen weg meer terug naar een eerdere status. Zorg dat je planning compleet is en dat alle diensten zijn ingevuld voordat je deze stap zet. Controleer of alle secties zijn ingericht en voldoende vrijwilligers zijn goedgekeurd. :::
Showdag (showday)
Het evenement is live. Mission Control wordt actief — het real-time operationele dashboard waar je check-ins, no-shows en bezettingsgraden volgt. De timetable is zichtbaar voor iedereen en vrijwilligers kunnen via het portaal inchecken bij hun sectie.
::: tip Festival-cascade Bij een festival geldt een automatische cascade: wanneer je het festival naar Showdag zet, worden alle programmaonderdelen die nog in een eerdere status staan automatisch meegezet naar Showdag. Zo voorkom je dat je elk programmaonderdeel apart moet bijwerken. :::
Afbouw (teardown)
Het evenement is afgelopen en de afbouw is begonnen. Diensten worden afgesloten, materiaal wordt ingenomen en de laatste check-outs worden geregistreerd. No-show rapporten worden beschikbaar.
De festival-cascade werkt ook hier: alle programmaonderdelen worden automatisch meegezet naar Afbouw.
Afgesloten (closed)
Alles is afgerond. Het evenement staat op alleen-lezen — je kunt nog wel alle data bekijken, rapporten genereren en evaluaties uitvoeren, maar er kunnen geen wijzigingen meer worden gemaakt. Diensten, toewijzingen en personen zijn bevroren. Dit is de eindstatus — er zijn geen verdere statuswijzigingen mogelijk.
Festival-cascade
Bij een festival worden programmaonderdelen automatisch meegezet wanneer het festival naar Showdag, Afbouw of Afgesloten gaat. Eerdere transities (Concept → Gepubliceerd → Registratie open) worden niet automatisch doorgezet — elk programmaonderdeel kan daar zijn eigen tempo volgen.
Dat betekent dat je bij een tweedaags festival de Vrijdag alvast naar Registratie open kunt zetten terwijl de Zaterdag nog in Gepubliceerd staat. Zodra je het hele festival naar Showdag zet, worden beide dagen automatisch meegezet.
Onomkeerbare statussen
::: warning Let op De statussen Opbouw, Showdag, Afbouw en Afgesloten zijn onomkeerbaar. Zorg dat je planning compleet is voordat je de opbouw start. Controleer of alle diensten zijn aangemaakt, alle secties zijn ingericht en voldoende vrijwilligers zijn goedgekeurd. :::
Rollen en toegang
| Rol | Toegang |
|---|---|
| Organisatie Admin | Status wijzigen voor alle evenementen |
| Event Manager | Status wijzigen voor het eigen evenement |
| Coördinator | Huidige status bekijken (geen wijzigingen) |