crewli/docs/guide/operational-checklist.md

title, description, tags

title	description	tags
Operationele checklist — buiten Crewli	Aandachtspunten voor festivalcoördinatoren die niet in Crewli worden afgehandeld maar wel essentieel zijn voor een succesvolle personeelsplanning.	checklist operationeel planning festival

Operationele checklist — buiten Crewli

Crewli beheert je personeelsdata, planning en communicatie. Maar er zijn zaken die je als coördinator zelf moet regelen, buiten het systeem om. Deze checklist voorkomt dat je iets vergeet.

Contracten en afspraken met leveranciers

• Personeelslijst-deadline vastleggen in elk leverancierscontract. Aanbeveling: minimaal 2 weken voor het festival definitieve lijst ingeleverd. Neem een boeteclausule op voor te late aanlevering — dit motiveert.

• Maximum personeelsaantal contractueel vastleggen. Dit getal stel je in als max_persons op de externe publiekslijst in Crewli. Als het contract zegt 25, stel Crewli in op 28 (marge).

• Accreditatie-afspraken per leverancier vastleggen. Hoeveel maaltijdbonnen, welk type polsbandje, welke toegangszones? Dit wordt later de input voor de accreditatietemplates in Crewli.

• Contactpersoon per leverancier vastleggen met telefoonnummer (voor showdag-communicatie). Dit is het contactpersoon dat je instelt bij het bedrijf in Crewli (Beheer → Bedrijven).

• Aansprakelijkheid voor leverancierspersoneel vastleggen. Wie is verantwoordelijk als een cateringmedewerker schade veroorzaakt? Dit is een juridisch punt dat buiten Crewli valt.

Vrijwilligersbeleid

• Minimumleeftijd vaststellen voor vrijwilligers. In Nederland: 16+ voor regulier werk, 18+ voor bar (alcohol). Communiceer dit op het registratieformulier.

• Verzekering voor vrijwilligers regelen. Vrijwilligersverzekering via de gemeente of een eigen evenementenverzekering. Crewli registreert wie er werkt; de verzekering moet je zelf regelen.

• VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) overwegen voor vrijwilligers die met minderjarigen werken (kinderprogramma, speelhoek). Dit is een extern proces — Crewli kan het niet afdwingen.

• Vrijwilligersvergoeding vaststellen en communiceren. In Nederland: maximaal €1.900 per jaar belastingvrij (2024). Communiceer dit in het registratieformulier en de briefing.

• Huisregels en gedragscode opstellen voor vrijwilligers. Omgang met bezoekers, alcohol/drugsbeleid, social media. Dit wordt opgenomen in de briefing die via Crewli wordt verstuurd.

Certificaten en vergunningen

• EHBO-certificaten controleren van EHBO-vrijwilligers. Crewli registreert wie er op de EHBO-lijst staat, maar verifieert geen certificaten. Vraag om een kopie bij registratie.

• BHV-certificaten (Bedrijfshulpverlening) voor relevante crew. Wettelijk verplicht bij evenementen boven een bepaalde omvang.

• Sociale hygiëne (SVH) voor barpersoneel dat alcohol schenkt. Minimaal één leidinggevende per bar met SVH-certificaat. Dit is een vergunningseis.

• Rijbewijzen verifiëren voor crew die festivalvoertuigen bestuurt. Crewli registreert het veld driving_licence op het vrijwilligersprofiel, maar het echte rijbewijs moet je zelf controleren.

Fysieke voorbereidingen

• Portofoons en communicatiemiddelen bestellen of huren. Crewli beheert de uitgifte via accreditatie, maar de apparaten moet je zelf regelen.

• Hesjes, shirts en kleding bestellen met namen/nummers. Bestel op basis van de definitieve publiekslijsten in Crewli. Tip: bestel 10% extra voor last-minute wisselingen.

• Polsbandjes en accreditatiematerialen bestellen. Het type, de kleur en het aantal stel je in via de accreditatie-module in Crewli. De fysieke bestelling doe je buiten het systeem.

• Maaltijden en catering voor crew plannen op basis van het aantal goedgekeurde personen per dag. Exporteer de tellingen uit Crewli als input voor je cateringbestelling.

• Parkeerplaatsen en -vergunningen voor crew en leveranciers regelen. Crewli beheert personen, niet parkeerplekken.

Communicatie buiten Crewli

• Groeps-WhatsApp aanmaken per sectie voor ad-hoc communicatie op showdag. Crewli stuurt gestructureerde briefings, maar voor "de tap op Bar 3 is leeg" heb je WhatsApp nodig.

• Noodprotocol communiceren naar alle sectiecoördinatoren. Wat gebeurt er bij een ontruiming? Wie belt 112? Waar is het verzamelpunt? Dit staat in de briefing maar moet ook fysiek worden gebriefd.

• Weerprotocol voorbereiden. Bij storm of extreme hitte: welke secties worden aangepast? Welke shifts worden ingekort of geannuleerd? Plan dit buiten Crewli en communiceer via de briefing-module.

Na het festival

• Bedankmail sturen naar alle vrijwilligers (kan via Crewli briefing-module, maar de inhoud schrijf je zelf).

• Certificaten of referenties aanbieden aan vrijwilligers die daar om vragen. Vooral relevant voor studenten die stage-uren nodig hebben.

• Evaluatiegesprekken met sectiecoördinatoren plannen. De coordinator-beoordelingen in Crewli zijn een startpunt, maar een persoonlijk gesprek levert meer op.

• Financiële afrekening met leveranciers op basis van daadwerkelijk ingezet personeel vs. contract. Crewli's check-in data (wie was er echt) is hier de bron.

• Verbeterpunten vastleggen voor volgend jaar. Gebruik het retrospectief rapport uit Crewli als basis, maar voeg je eigen observaties toe in een apart document.