crewli/docs/organizer/shifts/planning.md

title, description, tags

title	description	tags
Diensten plannen	Van secties en tijdsloten naar diensten en toewijzingen — het complete planningsmodel.	planning dienst sectie tijdslot toewijzing organisator

{{ $frontmatter.title }}

{{ $frontmatter.description }}

Een dienst in Crewli is altijd het snijpunt van een sectie en een tijdslot — "Sectie X heeft Y mensen nodig tijdens Tijdslot Z." Dit model zorgt ervoor dat je planning overzichtelijk blijft, ook bij grote festivals met tientallen secties en meerdere dagen.

Het planningsmodel in 4 lagen

Het planningsmodel van Crewli is opgebouwd uit vier lagen, van grof naar fijn:

Laag	Wat is het?	Voorbeeld
1. Secties	Werkgebieden of teams	Bar Mainstage, EHBO, Security
2. Tijdsloten	Tijdblokken waarbinnen gewerkt wordt	Vrijdag Avond 18:00–00:00
3. Diensten	Sectie + tijdslot + capaciteit	6 tappers bij Bar Mainstage op Vrijdag Avond
4. Toewijzingen	Personen op diensten	Lisa → Tapper, Bar Mainstage, Vrijdag Avond

Je bouwt je planning van boven naar beneden: eerst secties, dan tijdsloten, dan diensten, en tot slot wijs je personen toe. De rest van deze pagina legt elke laag uit.

De drie bouwstenen

Het planningsmodel van Crewli is opgebouwd uit drie elementen die samen bepalen wie, wanneer en hoeveel:

Bouwsteen	Rol	Wat definieer je?
Tijdslot	WANNEER	Het tijdvenster waarbinnen gewerkt wordt (bijv. "Vrijdag Avond 18:00–00:00")
Sectie	WIE / WAAR	Het team of de afdeling die mensen nodig heeft (bijv. "Bar Mainstage", "EHBO")
Dienst	HOEVEEL mensen, op WELKE plek, in WELK tijdslot	De concrete bezetting: 4 tappers bij Bar Mainstage tijdens Vrijdag Avond

::: tip Kort samengevat Tijdslots bepalen wanneer er gewerkt wordt. Secties bepalen waar er gewerkt wordt. Diensten koppelen deze twee aan elkaar en bepalen hoeveel mensen er nodig zijn. :::

Concreet voorbeeld: Zomerfest 2026

Stel je organiseert Zomerfest 2026 — een tweedaags festival met opbouw en afbraak. Zo ziet de structuur eruit:

Zomerfest 2026 (hoofdevenement)
│
├── Tijdslots (operationeel)
│   ├── Opbouw (do 09:00–18:00)
│   ├── Transitie (za 16:00–18:00)
│   └── Afbraak (zo 10:00–18:00)
│
├── Operationele secties (standaard)
│   ├── Bouwploeg
│   └── Terreinploeg
│
├── Overkoepelende secties
│   ├── EHBO
│   ├── Security
│   └── Schoonmaak
│
├── Vrijdag (sub-event)
│   ├── Tijdslots
│   │   ├── Middag (14:00–18:00)
│   │   └── Avond (18:00–00:00)
│   └── Lokale secties
│       ├── Bar Mainstage
│       ├── Bar Tent
│       └── Garderobe
│
└── Zaterdag (sub-event)
    ├── Tijdslots
    │   ├── Middag (12:00–18:00)
    │   └── Avond (18:00–01:00)
    └── Lokale secties
        ├── Bar Mainstage
        ├── Bar Tent
        └── Foodcourt

Merk op dat elk niveau zijn eigen tijdslots heeft. Het hoofdevenement heeft operationele tijdslots (Opbouw, Transitie, Afbraak), terwijl de sub-events hun eigen programma-tijdslots hebben (Middag, Avond).

Lokale secties

Een standaard sectie leeft op één niveau en ziet alleen de tijdslots van dat niveau.

Voorbeeld — Bouwploeg (operationele sectie op hoofdevenement):

De Bouwploeg is een standaard sectie op het hoofdevenement. Die ziet alleen de operationele tijdslots:

Dienst	Tijdslot	Aantal
Bouwploeg – Opbouw	Opbouw (do 09:00–18:00)	12
Bouwploeg – Afbraak	Afbraak (zo 10:00–18:00)	8

Voorbeeld — Bar Mainstage (lokale sectie op Vrijdag):

Bar Mainstage is een standaard sectie op het sub-event Vrijdag. Die ziet alleen de tijdslots van Vrijdag:

Dienst	Tijdslot	Aantal
Tapper	Middag (14:00–18:00)	3
Tapper	Avond (18:00–00:00)	6
Barhoofd	Middag (14:00–18:00)	1
Barhoofd	Avond (18:00–00:00)	1

Overkoepelende secties

Een overkoepelende sectie werkt over alle niveaus heen — het hoofdevenement én alle sub-events. Dit is ideaal voor teams die continu nodig zijn, ongeacht welk programmaonderdeel er draait.

Voorbeeld — EHBO (overkoepelende sectie):

EHBO is een overkoepelende sectie. Het team moet paraat staan tijdens opbouw, alle showdagen én afbraak. EHBO ziet daarom tijdslots van alle niveaus:

Dienst	Tijdslot	Niveau	Aantal
EHBO-post	Opbouw (do 09:00–18:00)	Hoofdevenement	2
EHBO-post	Vrijdag Middag (14:00–18:00)	Vrijdag	4
EHBO-post	Vrijdag Avond (18:00–00:00)	Vrijdag	6
EHBO-post	Zaterdag Middag (12:00–18:00)	Zaterdag	4
EHBO-post	Zaterdag Avond (18:00–01:00)	Zaterdag	6
EHBO-post	Afbraak (zo 10:00–18:00)	Hoofdevenement	2

::: info Wanneer kies je overkoepelend? Gebruik een overkoepelende sectie voor teams die doorlopend ingezet worden en niet gebonden zijn aan één sub-event. Denk aan: EHBO, Security, Schoonmaak, Backstage, Cateringteam. :::

Het planningsoverzicht (matrix)

In het planningsoverzicht zie je in één oogopslag welke secties diensten kunnen aanmaken bij welke tijdslots. Dit overzicht werkt als een matrix:

	Opbouw	Transitie	Afbraak	Vrij Middag	Vrij Avond	Zat Middag	Zat Avond
Bouwploeg	✓	✓	✓	·	·	·	·
Terreinploeg	✓	✓	✓	·	·	·	·
EHBO	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Security	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Schoonmaak	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Bar Mainstage	·	·	·	✓	✓	✓	✓
Bar Tent	·	·	·	✓	✓	✓	✓
Garderobe	·	·	·	✓	✓	·	·
Foodcourt	·	·	·	·	·	✓	✓

• ✓ = deze sectie kan hier diensten aanmaken
• · = niet beschikbaar

Operationele secties (Bouwploeg, Terreinploeg) zien alleen de operationele tijdslots. Lokale secties (Bar Mainstage, Garderobe) zien alleen de tijdslots van hun eigen sub-event. Overkoepelende secties (EHBO, Security, Schoonmaak) zien alles.

Welke tijdslots zie je waar?

Afhankelijk van waar je werkt in Crewli en welk type sectie je selecteert, zie je andere tijdslots in de keuzelijst:

Je werkt op…	Je klikt op sectie type…	Je ziet deze tijdslots
Hoofdevenement	Standaard sectie (bijv. Bouwploeg)	Alleen tijdslots van het hoofdevenement
Hoofdevenement	Overkoepelende sectie (bijv. EHBO)	Tijdslots van het hoofdevenement + alle sub-events
Sub-event (bijv. Vrijdag)	Standaard sectie (bijv. Bar Mainstage)	Alleen tijdslots van dat sub-event
Sub-event (bijv. Vrijdag)	Overkoepelende sectie (bijv. EHBO)	Tijdslots van het hoofdevenement + alle sub-events

Bij overkoepelende secties worden de tijdslots gegroepeerd weergegeven in de keuzelijst:

── Hoofdevenement ──
   Opbouw (do 09:00–18:00)
   Transitie (za 16:00–18:00)
   Afbraak (zo 10:00–18:00)
── Vrijdag ──
   Middag (14:00–18:00)
   Avond (18:00–00:00)
── Zaterdag ──
   Middag (12:00–18:00)
   Avond (18:00–01:00)

Zo weet je altijd precies bij welk niveau een tijdslot hoort.

Secties instellen

Secties zijn de werkgebieden of teams binnen je evenement. Voordat je diensten kunt aanmaken, moeten je secties staan. Zie Secties beheren voor de volledige stap-voor-stap uitleg.

::: tip Zichtbaar bij registratie Bij het aanmaken van een sectie kun je Tonen bij registratie aan- of uitzetten. Als dit aanstaat, zien vrijwilligers deze sectie op het registratieformulier en kunnen ze hun voorkeur opgeven. Zet dit uit voor interne secties die je niet extern wilt tonen (bijv. "Backstage crew" of "Productie"). :::

Tijdsloten instellen

Tijdsloten bepalen wanneer er gewerkt wordt. Elk tijdslot heeft een persoontype dat bepaalt welke groep het tijdslot kan zien. Zie Tijdslots voor de volledige uitleg.

::: info Persoontype Vrijwilliger Maak je tijdsloten aan voor diensten waar vrijwilligers zich voor kunnen inschrijven? Zet het persoontype op Vrijwilliger. Zo verschijnen deze tijdsloten op het registratieformulier wanneer vrijwilligers hun beschikbaarheid opgeven. Tijdsloten met een ander persoontype (bijv. Crew) zijn niet zichtbaar voor vrijwilligers. :::

Drie toewijzingsstrategieën

Hoe krijg je personen op diensten? Crewli ondersteunt drie strategieën die je kunt combineren per sectie of evenement:

Strategie	Hoe werkt het?	Wanneer gebruiken?
Volledig handmatig	De organisator wijst elke persoon zelf toe aan diensten	Kleine teams, specifieke expertise vereist, betaalde krachten
Volledig zelfservice	Vrijwilligers kiezen zelf hun diensten via het portal	Grote vrijwilligerspools, flexibele invulling
Hybride	Vrijwilligers kiezen zelf, organisator keurt goed of past aan	Populaire festivals, wanneer je controle wilt houden

Volledig handmatig

Je opent een dienst, bekijkt beschikbare personen, en wijst ze één voor één toe. Dit geeft je volledige controle over wie waar werkt. Ideaal voor kleine evenementen of secties waar specifieke vaardigheden nodig zijn.

Volledig zelfservice

Vrijwilligers loggen in op het portal en claimen zelf beschikbare diensten. Zodra een dienst vol is, kunnen anderen zich niet meer aanmelden (tenzij je een wachtlijst inschakelt). Dit bespaart je veel handmatig werk bij grote evenementen.

Hybride

Combineer beide aanpakken: vrijwilligers geven hun beschikbaarheid en voorkeuren op, en jij maakt de definitieve indeling. Je kunt ook zelfservice inschakelen voor sommige secties (bijv. Bar) en handmatig toewijzen voor andere (bijv. EHBO).

Personen inplannen

Zodra je diensten hebt aangemaakt, kun je personen toewijzen.

Stap 1 — Open het dienstdetailpaneel

Ga naar het planningsoverzicht en klik op het oog-icoon bij een dienst. Het detailpaneel opent aan de rechterkant.

Stap 2 — Bekijk beschikbare personen

In het detailpaneel zie je:

• Huidige toewijzingen — wie al is ingepland
• Beschikbare personen — wie je kunt toewijzen

Bij beschikbare personen zie je extra informatie die je helpt bij het kiezen:

• Tags — vaardigheden en kenmerken (bijv. "Tapervaring", "EHBO-diploma")
• Voorkeuren — welke secties deze persoon het liefst wil
• Beschikbaarheid — of de persoon beschikbaar is in dit tijdslot

Stap 3 — Wijs toe

Klik op Toewijzen bij de persoon die je wilt inplannen. De persoon wordt direct aan de dienst toegevoegd.

::: tip Filteren op tags Heb je tags ingesteld bij je personen? Gebruik het filter in het detailpaneel om snel de juiste persoon te vinden. Zoek bijvoorbeeld op "Tapervaring" voor bardiensten of "Rijbewijs BE" voor logistiek. :::

Overbezetting

Elke dienst heeft een capaciteit — het aantal personen dat nodig is. Standaard kun je niet meer personen toewijzen dan de capaciteit toelaat.

Soms wil je toch meer personen toewijzen dan het vastgestelde aantal. Denk aan:

• Een sectie waar altijd last-minute afmeldingen zijn
• Extra handen voor een druk verwacht tijdslot
• Iemand die je als reserve wilt plaatsen

Crewli staat dit toe: als organisator kun je een dienst overbezetten. Je krijgt een waarschuwing te zien dat de capaciteit overschreden wordt, maar de toewijzing wordt niet geblokkeerd. Zo houd je de flexibiliteit om je planning aan te passen aan de praktijk.

::: warning Let op bij overbezetting Overbezetting is zichtbaar in het planningsoverzicht — diensten met meer toewijzingen dan de capaciteit worden gemarkeerd. Houd dit in de gaten om verwarring op de dag zelf te voorkomen. :::

Rollen en toegang

Rol	Toegang
Organisatie Admin	Volledige toegang tot alle secties en diensten
Event Manager	Volledige toegang tot alle secties en diensten
Coördinator	Alleen de secties waaraan je bent toegewezen

Gerelateerde pagina's

• Secties beheren
• Tijdslots
• Toewijzingen
• Crowd types
• Tags
• Festival series