From 624756e505bc192e324650fbb3649340fbeebc8d Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: "bert.hausmans" Date: Tue, 14 Apr 2026 18:30:23 +0200 Subject: [PATCH] docs: add user documentation for core organizer concepts Add three documentation pages: - Leden vs Personen: explains the difference between platform members and event participants - Crowd Types: full reference for the 7 person types with access matrix - Diensten plannen: enhanced with 4-layer model, assignment strategies, and overbezetting Also adds placeholder images to fix VitePress build and updates sidebar navigation. Co-Authored-By: Claude Opus 4.6 (1M context) --- docs/.vitepress/config.ts | 1 + docs/guide/leden-vs-personen.md | 103 +++++++++++++++ docs/organizer/persons/crowd-types.md | 118 +++++++++++++++++- docs/organizer/persons/images/placeholder.png | Bin 0 -> 68 bytes docs/organizer/shifts/images/placeholder.png | Bin 0 -> 68 bytes docs/organizer/shifts/planning.md | 104 ++++++++++++++- 6 files changed, 319 insertions(+), 7 deletions(-) create mode 100644 docs/guide/leden-vs-personen.md create mode 100644 docs/organizer/persons/images/placeholder.png create mode 100644 docs/organizer/shifts/images/placeholder.png diff --git a/docs/.vitepress/config.ts b/docs/.vitepress/config.ts index fdb71cf7..396197d2 100644 --- a/docs/.vitepress/config.ts +++ b/docs/.vitepress/config.ts @@ -30,6 +30,7 @@ export default defineConfig({ items: [ { text: "Introductie", link: "/guide/getting-started" }, { text: "Kernconcepten", link: "/guide/concepts" }, + { text: "Leden vs Personen", link: "/guide/leden-vs-personen" }, { text: "Woordenlijst", link: "/guide/glossary" }, ], }, diff --git a/docs/guide/leden-vs-personen.md b/docs/guide/leden-vs-personen.md new file mode 100644 index 00000000..cbe85aba --- /dev/null +++ b/docs/guide/leden-vs-personen.md @@ -0,0 +1,103 @@ +--- +title: Leden vs Personen +description: Het verschil tussen platformgebruikers en eventdeelnemers in Crewli. +tags: [concepten, organisatie, personen] +--- + +# {{ $frontmatter.title }} + +{{ $frontmatter.description }} + +## In het kort + +Crewli kent twee gescheiden werelden: **leden** en **personen**. Ze staan los van elkaar, maar kunnen aan elkaar gekoppeld worden. Begrijp je dit verschil, dan snap je hoe Crewli werkt. + +## Leden — je team op het platform + +Leden zijn de mensen die inloggen op Crewli en je organisatie beheren. Je vindt ze via het menu **Leden**. + +- Hebben een account met e-mail en wachtwoord +- Bestaan op **organisatieniveau** — niet per evenement +- Beheren je organisatie, evenementen en planning +- Hebben een rol die bepaalt wat ze mogen doen + +| Rol | Wat mag je? | +|-----|------------| +| Organisatie Admin | Alles: organisatie-instellingen, leden, evenementen | +| Organisatie Lid | Evenementen bekijken en bewerken | +| Event Manager | Eén of meerdere evenementen volledig beheren | + +**Hoe nodig je een lid uit?** +Ga naar **Leden** → klik op **Uitnodigen** → vul het e-mailadres in en kies een rol. + +## Personen — deelnemers aan je evenement + +Personen zijn iedereen die betrokken is bij een specifiek evenement. Je vindt ze op het tabblad **Personen** binnen een evenement. + +- Bestaan op **evenementniveau** — gekoppeld aan één evenement +- Hebben een **crowd type** dat bepaalt wat voor soort deelnemer ze zijn +- Kunnen worden ingepland in diensten +- Hebben niet per se een account + +| Crowd type | Voorbeeld | +|------------|-----------| +| Vrijwilliger | Student die komt helpen achter de bar | +| Medewerker | Betaalde kracht of vast teamlid | +| Gast | VIP of genodigde | +| Artiest | DJ, band, performer | +| Pers | Fotograaf, journalist | +| Partner | Sponsor of samenwerkingspartner | +| Leverancier | Cateringbedrijf, techniek | + +**Hoe voeg je een persoon toe?** +Open je evenement → ga naar **Personen** → klik op **Toevoegen**. Vrijwilligers kunnen zich ook zelf aanmelden via het registratieformulier. + +## De brug — wanneer een lid ook deelneemt + +Soms is iemand zowel lid van je organisatie als deelnemer aan een evenement. Neem het voorbeeld van Lisa: + +- Lisa is **lid** van Stichting Feestfabriek met de rol Organisatie Lid +- Lisa helpt ook mee als **medewerker** op het evenement Echt Feesten 2026 + +In Crewli bestaan deze twee los van elkaar, maar ze kunnen gekoppeld worden. Zo ziet dat eruit: + +``` +ORGANISATIE: Stichting Feestfabriek +├── Leden (platform-accounts): +│ ├── Bert Hausmans [Organisatie Admin] +│ ├── Lisa van den Berg [Organisatie Lid] +│ └── Pieter Jansen [Event Manager] +│ +└── EVENEMENT: Echt Feesten 2026 + └── Personen (deelnemers): + ├── Jan de Vries [Vrijwilliger] — geen lid + ├── Lisa van den Berg [Medewerker] — gekoppeld aan lid ✓ + └── DJ Tiësto [Artiest] — geen lid +``` + +Lisa verschijnt op twee plekken: als lid in het ledenoverzicht en als persoon (medewerker) op het evenement. Crewli koppelt deze automatisch op basis van het e-mailadres. + +## Veelgestelde vragen + +### Ik kan mijn collega niet inplannen in een dienst + +Je collega staat waarschijnlijk als **lid** in de organisatie, maar nog niet als **persoon** op het evenement. Ga naar het evenement → **Personen** → **Toevoegen** en voeg je collega toe met het juiste crowd type. Pas daarna kun je hem of haar inplannen. + +### Moet iedereen een account hebben? + +Nee. Alleen mensen die het platform gebruiken om te beheren (je team) hebben een account nodig. Vrijwilligers, artiesten, leveranciers en andere deelnemers hoeven geen account te hebben — zij worden als persoon op het evenement beheerd. + +### Wat als een vrijwilliger later wil inloggen? + +Als een vrijwilliger een account aanmaakt (bijvoorbeeld om via het portal diensten te kiezen), koppelt Crewli het account automatisch aan de bestaande persoon op basis van het e-mailadres. Je hoeft hier niets voor te doen. + +### Kan dezelfde persoon bij meerdere evenementen horen? + +Ja. Personen bestaan per evenement. Als iemand bij meerdere evenementen betrokken is, bestaat er voor elk evenement een eigen persoonrecord. Crewli herkent dezelfde persoon op basis van e-mailadres of telefoonnummer. + +## Gerelateerde pagina's + +- [Kernconcepten](/guide/concepts) +- [Teamleden beheren](/organizer/team-members) +- [Personen beheren](/organizer/persons/manage) +- [Crowd types](/organizer/persons/crowd-types) diff --git a/docs/organizer/persons/crowd-types.md b/docs/organizer/persons/crowd-types.md index 94ad0fdd..d0fd65e0 100644 --- a/docs/organizer/persons/crowd-types.md +++ b/docs/organizer/persons/crowd-types.md @@ -1,11 +1,121 @@ --- -title: Crowd types -description: Definieer categorieën voor verschillende soorten bezoekers en deelnemers. -tags: ['crowd type', 'persoon', 'organisator'] +title: Personen & Crowd Types +description: De verschillende deelnemerstypes en hoe je ze beheert. +tags: [personen, crowd type, organisator] --- # {{ $frontmatter.title }} {{ $frontmatter.description }} -Deze pagina beschrijft hoe je crowd types aanmaakt en gebruikt om personen te categoriseren, zoals vrijwilligers, artiesten, pers en leveranciers. +## Wat is een crowd type? + +Elk persoon op je evenement heeft een **crowd type** — een categorie die bepaalt wat voor soort deelnemer iemand is. Het crowd type beïnvloedt wat iemand kan doen: of diegene ingepland kan worden in diensten, toegang heeft tot het portal, en welke formulieren zichtbaar zijn. + +## De 7 crowd types + +| Crowd type | Categorie | Wat is het? | Voorbeeld | +|------------|-----------|-------------|-----------| +| Vrijwilliger | crew | Onbetaalde kracht die meehelpt | Student die achter de bar staat | +| Medewerker | crew | Betaalde kracht of vast teamlid | Productieleider, stagehands | +| Gast | guest | Genodigde of VIP | Burgemeester, sponsor-relatie | +| Artiest | artist | Performer of act | DJ, band, spreker | +| Pers | press | Media en journalistiek | Fotograaf, redacteur | +| Partner | partner | Sponsor of samenwerkingspartner | Hoofdsponsor, mediapartner | +| Leverancier | supplier | Externe dienstverlener | Cateringbedrijf, geluidstechniek | + +::: tip Systeemcategorie +De categorie (crew, guest, artist, etc.) is een systeemwaarde die bepaalt hoe Crewli met het type omgaat. Het crowd type zelf is het label dat jij en je team zien. +::: + +## Hoe maak je een persoon aan? + +### Stap 1 — Ga naar het personenoverzicht + +Open je evenement en navigeer naar het tabblad **Personen**. + +![Personen overzicht](./images/placeholder.png) + +### Stap 2 — Klik op "Persoon toevoegen" + +Klik op de knop **Persoon toevoegen**. Een formulier opent. + +### Stap 3 — Vul de gegevens in + +- **Voornaam** en **Achternaam** — verplicht. +- **E-mail** — optioneel, maar nodig als de persoon toegang moet krijgen tot het portal. +- **Telefoon** — optioneel. +- **Crowd type** — kies het juiste type uit de lijst (bijv. Vrijwilliger, Artiest). + +### Stap 4 — Opslaan + +Klik op **Opslaan**. De persoon verschijnt in het overzicht en kan nu worden ingepland in diensten, gekoppeld aan accreditaties, en meer. + +::: info Automatische koppeling +Als het e-mailadres overeenkomt met een bestaand account, koppelt Crewli de persoon automatisch aan dat account. Zo kan de persoon inloggen op het portal. +::: + +## Vrijwilligers — automatische aanmelding + +Vrijwilligers hoef je niet allemaal handmatig aan te maken. Via het **registratieformulier** kunnen vrijwilligers zich zelf aanmelden voor je evenement. + +Zo werkt het: + +1. Stel een registratieformulier in bij je evenement (zie [Registreren](/volunteer/registration)) +2. Deel de registratielink met potentiële vrijwilligers +3. Vrijwilligers vullen het formulier in en geven hun beschikbaarheid op +4. Crewli maakt automatisch een persoon aan met crowd type **Vrijwilliger** +5. De vrijwilliger verschijnt in je personenoverzicht met de status die je hebt ingesteld + +::: tip Registratielink +De registratielink is uniek per evenement. Je vindt hem bij de instellingen van het registratieformulier. Deel deze link via social media, e-mail of je website. +::: + +## Welke toegang heeft elk type? + +Niet elk crowd type heeft dezelfde mogelijkheden. Dit overzicht laat zien wat elk type kan: + +| Crowd type | Kan worden ingepland? | Zichtbaar in portal? | Kan diensten claimen? | +|------------|----------------------|---------------------|-----------------------| +| Vrijwilliger | Ja | Ja (met account) | Ja | +| Medewerker | Ja | Ja (met account) | Ja | +| Gast | Nee | Nee | Nee | +| Artiest | Nee | Ja (via link) | Nee | +| Pers | Nee | Ja (via link) | Nee | +| Partner | Nee | Ja (via link) | Nee | +| Leverancier | Nee | Ja (via link) | Nee | + +**Toelichting:** + +- **Kan worden ingepland** — alleen crew-types (Vrijwilliger en Medewerker) kunnen worden toegewezen aan diensten. +- **Zichtbaar in portal** — crew-types loggen in met een account. Andere types krijgen een persoonlijke link. +- **Kan diensten claimen** — alleen crew-types kunnen zelf diensten kiezen via het portal (als zelfservice is ingeschakeld). + +## Rollen en toegang + +| Rol | Toegang | +|-----|---------| +| Organisatie Admin | Personen toevoegen, bewerken en verwijderen | +| Event Manager | Personen toevoegen, bewerken en verwijderen | +| Coördinator | Personen bekijken binnen eigen secties | + +## Veelgestelde vragen + +### Kan ik een nieuw crowd type toevoegen? + +Nee, de 7 crowd types zijn vaste systeemwaarden. Ze dekken alle gangbare rollen bij evenementen en festivals. Wil je binnen een type verder onderscheid maken? Gebruik dan [tags](/organizer/persons/tags). + +### Kan ik het crowd type van een persoon wijzigen? + +Ja. Open de persoon en wijzig het crowd type in het bewerkformulier. Let op: als je iemand van een crew-type (Vrijwilliger, Medewerker) naar een ander type wijzigt, worden bestaande diensttoewijzingen niet automatisch verwijderd. + +### Wat is het verschil tussen Vrijwilliger en Medewerker? + +Functioneel werken ze hetzelfde — beide kunnen worden ingepland en hebben portaltoegang. Het verschil is organisatorisch: gebruik Medewerker voor betaalde krachten of vaste teamleden, en Vrijwilliger voor onbetaalde helpers. + +## Gerelateerde pagina's + +- [Personen beheren](/organizer/persons/manage) +- [Crowd lijsten](/organizer/persons/crowd-lists) +- [Tags](/organizer/persons/tags) +- [Leden vs Personen](/guide/leden-vs-personen) diff --git a/docs/organizer/persons/images/placeholder.png b/docs/organizer/persons/images/placeholder.png new file mode 100644 index 0000000000000000000000000000000000000000..35a340b6565bfc92ef9d53ef01e30267f65d4ec2 GIT binary patch literal 68 zcmeAS@N?(olHy`uVBq!ia0vp^j3CUx1|;Q0k8}blZci7-kcv6U2@FgO46F={RdK8B Pfx--)u6{1-oD!M