bert.hausmans/crewli
1
0
Fork 0
Code Issues Pull Requests Actions Packages Projects Releases Wiki Activity

docs: enrich planning model documentation (sections, time-slots, planning, concepts, festival-series)

Browse Source 
Co-Authored-By: Claude Opus 4.6 (1M context) <noreply@anthropic.com>
This commit is contained in:
bert.hausmans
2026-04-10 13:01:00 +02:00
parent 4b182b449a
commit 52ea74b63d
5 changed files with 424 additions and 14 deletions
Download Patch File Download Diff File Expand all files Collapse all files

64
docs/organizer/events/festival-series.md
View File

@@ -1,11 +1,69 @@
---
title: Festival series
description: Beheer terugkerende festivals als een serie met gedeelde instellingen.
tags: ['festival serie', 'evenement', 'organisator']
description: Beheer meerdaagse festivals met sub-events, gedeelde secties en gescheiden tijdslots.
tags: [festival, serie, sub-event, evenement, organisator]
---
# {{ $frontmatter.title }}
{{ $frontmatter.description }}
Deze pagina beschrijft hoe festival series werken: hoe je een parent-evenement aanmaakt, edities toevoegt, en instellingen deelt tussen edities.
Met een festival serie beheer je meerdaagse of meervoudige evenementen als één geheel. Je hebt één hoofdevenement met daaronder meerdere sub-events — elk met hun eigen planning, tijdslots en secties.
## Wanneer gebruik je een festival serie?
Gebruik een festival serie wanneer je evenement meerdere dagen, podia of programmaonderdelen heeft die elk hun eigen crew en planning nodig hebben. Denk aan:
- Een tweedaags festival met aparte programmering per dag
- Een festival met meerdere locaties die onafhankelijk gepland worden
- Een terugkerend evenement met meerdere edities per seizoen
## Hoe werkt de structuur?
Een festival serie bestaat uit een **hoofdevenement** met daaronder één of meer **sub-events**:
```
Zomerfest 2026 (hoofdevenement)
│
├── Tijdslots: Opbouw, Transitie, Afbraak
├── Operationele secties: Bouwploeg, Terreinploeg
├── Overkoepelende secties: EHBO, Security, Schoonmaak
│
├── Vrijdag (sub-event)
│ ├── Tijdslots: Middag, Avond
│ └── Secties: Bar Mainstage, Bar Tent, Garderobe
│
└── Zaterdag (sub-event)
├── Tijdslots: Middag, Avond
└── Secties: Bar Mainstage, Bar Tent, Foodcourt
```
Elk niveau heeft zijn **eigen tijdslots**:
- Het **hoofdevenement** heeft operationele tijdslots voor opbouw, afbraak en overgangsmomenten.
- Elk **sub-event** heeft programma-tijdslots voor de showdagen zelf.
Secties op een sub-event zien alleen de tijdslots van dat sub-event. Operationele secties op het hoofdevenement zien alleen de operationele tijdslots.
## Planning bij festival series
Het krachtige van festival series is het gebruik van **overkoepelende secties**. Dit zijn secties die op alle niveaus actief zijn — ze kunnen diensten plannen in tijdslots van het hoofdevenement én alle sub-events. Ideaal voor teams als EHBO, Security of Schoonmaak die doorlopend paraat moeten staan.
Standaard secties blijven gebonden aan hun eigen niveau. Zo houdt elke dag of locatie zijn eigen overzichtelijke planning.
Lees de volledige uitleg van het planningsmodel op [Diensten plannen](../shifts/planning.md).
## Rollen en toegang
| Rol | Toegang |
|-----|---------|
| Organisatie Admin | Festival serie en sub-events aanmaken, bewerken en verwijderen |
| Event Manager | Sub-events beheren en planning inrichten |
| Coördinator | Alleen de toegewezen secties binnen sub-events bekijken |
## Gerelateerde pagina's
- [Diensten plannen](../shifts/planning.md)
- [Secties beheren](../shifts/sections.md)
- [Evenement aanmaken](./create-event.md)
- [Evenementstatussen](./event-statuses.md)

171
docs/organizer/shifts/planning.md
View File

@@ -1,11 +1,176 @@
---
title: Diensten plannen
description: Plan diensten door secties, tijdslots en personen aan elkaar te koppelen.
tags: ['dienst', 'planning', 'organisator']
description: Begrijp het planningsmodel en maak diensten aan door secties en tijdslots te combineren.
tags: [dienst, planning, tijdslot, sectie, organisator]
---
# {{ $frontmatter.title }}
{{ $frontmatter.description }}
Deze pagina beschrijft de complete workflow voor het plannen van diensten: van het opzetten van secties tot het toewijzen van personen.
Een dienst in Crewli is altijd het snijpunt van een **sectie** en een **tijdslot** — "Sectie X heeft Y mensen nodig tijdens Tijdslot Z." Dit model zorgt ervoor dat je planning overzichtelijk blijft, ook bij grote festivals met tientallen secties en meerdere dagen.
## De drie bouwstenen
Het planningsmodel van Crewli is opgebouwd uit drie elementen die samen bepalen wie, wanneer en hoeveel:
| Bouwsteen | Rol | Wat definieer je? |
|-----------|-----|-------------------|
| **Tijdslot** | WANNEER | Het tijdvenster waarbinnen gewerkt wordt (bijv. "Vrijdag Avond 18:00–00:00") |
| **Sectie** | WIE / WAAR | Het team of de afdeling die mensen nodig heeft (bijv. "Bar Mainstage", "EHBO") |
| **Dienst** | HOEVEEL mensen, op WELKE plek, in WELK tijdslot | De concrete bezetting: 4 tappers bij Bar Mainstage tijdens Vrijdag Avond |
::: tip Kort samengevat
Tijdslots bepalen **wanneer** er gewerkt wordt. Secties bepalen **waar** er gewerkt wordt. Diensten koppelen deze twee aan elkaar en bepalen **hoeveel** mensen er nodig zijn.
:::
## Concreet voorbeeld: Zomerfest 2026
Stel je organiseert Zomerfest 2026 — een tweedaags festival met opbouw en afbraak. Zo ziet de structuur eruit:
```
Zomerfest 2026 (hoofdevenement)
│
├── Tijdslots (operationeel)
│ ├── Opbouw (do 09:00–18:00)
│ ├── Transitie (za 16:00–18:00)
│ └── Afbraak (zo 10:00–18:00)
│
├── Operationele secties (standaard)
│ ├── Bouwploeg
│ └── Terreinploeg
│
├── Overkoepelende secties
│ ├── EHBO
│ ├── Security
│ └── Schoonmaak
│
├── Vrijdag (sub-event)
│ ├── Tijdslots
│ │ ├── Middag (14:00–18:00)
│ │ └── Avond (18:00–00:00)
│ └── Lokale secties
│ ├── Bar Mainstage
│ ├── Bar Tent
│ └── Garderobe
│
└── Zaterdag (sub-event)
├── Tijdslots
│ ├── Middag (12:00–18:00)
│ └── Avond (18:00–01:00)
└── Lokale secties
├── Bar Mainstage
├── Bar Tent
└── Foodcourt
```
Merk op dat elk niveau zijn **eigen tijdslots** heeft. Het hoofdevenement heeft operationele tijdslots (Opbouw, Transitie, Afbraak), terwijl de sub-events hun eigen programma-tijdslots hebben (Middag, Avond).
## Lokale secties
Een standaard sectie leeft op één niveau en ziet alleen de tijdslots van dat niveau.
**Voorbeeld — Bouwploeg** (operationele sectie op hoofdevenement):
De Bouwploeg is een standaard sectie op het hoofdevenement. Die ziet alleen de operationele tijdslots:
| Dienst | Tijdslot | Aantal |
|--------|----------|--------|
| Bouwploeg – Opbouw | Opbouw (do 09:00–18:00) | 12 |
| Bouwploeg – Afbraak | Afbraak (zo 10:00–18:00) | 8 |
**Voorbeeld — Bar Mainstage** (lokale sectie op Vrijdag):
Bar Mainstage is een standaard sectie op het sub-event Vrijdag. Die ziet alleen de tijdslots van Vrijdag:
| Dienst | Tijdslot | Aantal |
|--------|----------|--------|
| Tapper | Middag (14:00–18:00) | 3 |
| Tapper | Avond (18:00–00:00) | 6 |
| Barhoofd | Middag (14:00–18:00) | 1 |
| Barhoofd | Avond (18:00–00:00) | 1 |
## Overkoepelende secties
Een overkoepelende sectie werkt over **alle niveaus** heen — het hoofdevenement én alle sub-events. Dit is ideaal voor teams die continu nodig zijn, ongeacht welk programmaonderdeel er draait.
**Voorbeeld — EHBO** (overkoepelende sectie):
EHBO is een overkoepelende sectie. Het team moet paraat staan tijdens opbouw, alle showdagen én afbraak. EHBO ziet daarom tijdslots van alle niveaus:
| Dienst | Tijdslot | Niveau | Aantal |
|--------|----------|--------|--------|
| EHBO-post | Opbouw (do 09:00–18:00) | Hoofdevenement | 2 |
| EHBO-post | Vrijdag Middag (14:00–18:00) | Vrijdag | 4 |
| EHBO-post | Vrijdag Avond (18:00–00:00) | Vrijdag | 6 |
| EHBO-post | Zaterdag Middag (12:00–18:00) | Zaterdag | 4 |
| EHBO-post | Zaterdag Avond (18:00–01:00) | Zaterdag | 6 |
| EHBO-post | Afbraak (zo 10:00–18:00) | Hoofdevenement | 2 |
::: info Wanneer kies je overkoepelend?
Gebruik een overkoepelende sectie voor teams die doorlopend ingezet worden en niet gebonden zijn aan één sub-event. Denk aan: EHBO, Security, Schoonmaak, Backstage, Cateringteam.
:::
## Het planningsoverzicht (matrix)
In het planningsoverzicht zie je in één oogopslag welke secties diensten kunnen aanmaken bij welke tijdslots. Dit overzicht werkt als een matrix:
| | Opbouw | Transitie | Afbraak | Vrij Middag | Vrij Avond | Zat Middag | Zat Avond |
|--|--------|-----------|---------|-------------|------------|------------|-----------|
| **Bouwploeg** | ✓ | ✓ | ✓ | · | · | · | · |
| **Terreinploeg** | ✓ | ✓ | ✓ | · | · | · | · |
| **EHBO** | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| **Security** | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| **Schoonmaak** | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| **Bar Mainstage** | · | · | · | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| **Bar Tent** | · | · | · | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| **Garderobe** | · | · | · | ✓ | ✓ | · | · |
| **Foodcourt** | · | · | · | · | · | ✓ | ✓ |
- **✓** = deze sectie kan hier diensten aanmaken
- **·** = niet beschikbaar
Operationele secties (Bouwploeg, Terreinploeg) zien alleen de operationele tijdslots. Lokale secties (Bar Mainstage, Garderobe) zien alleen de tijdslots van hun eigen sub-event. Overkoepelende secties (EHBO, Security, Schoonmaak) zien alles.
## Welke tijdslots zie je waar?
Afhankelijk van waar je werkt in Crewli en welk type sectie je selecteert, zie je andere tijdslots in de keuzelijst:
| Je werkt op… | Je klikt op sectie type… | Je ziet deze tijdslots |
|---|---|---|
| Hoofdevenement | Standaard sectie (bijv. Bouwploeg) | Alleen tijdslots van het hoofdevenement |
| Hoofdevenement | Overkoepelende sectie (bijv. EHBO) | Tijdslots van het hoofdevenement + alle sub-events |
| Sub-event (bijv. Vrijdag) | Standaard sectie (bijv. Bar Mainstage) | Alleen tijdslots van dat sub-event |
| Sub-event (bijv. Vrijdag) | Overkoepelende sectie (bijv. EHBO) | Tijdslots van het hoofdevenement + alle sub-events |
Bij overkoepelende secties worden de tijdslots gegroepeerd weergegeven in de keuzelijst:
```
── Hoofdevenement ──
Opbouw (do 09:00–18:00)
Transitie (za 16:00–18:00)
Afbraak (zo 10:00–18:00)
── Vrijdag ──
Middag (14:00–18:00)
Avond (18:00–00:00)
── Zaterdag ──
Middag (12:00–18:00)
Avond (18:00–01:00)
```
Zo weet je altijd precies bij welk niveau een tijdslot hoort.
## Rollen en toegang
| Rol | Toegang |
|-----|---------|
| Organisatie Admin | Volledige toegang tot alle secties en diensten |
| Event Manager | Volledige toegang tot alle secties en diensten |
| Coördinator | Alleen de secties waaraan je bent toegewezen |
## Gerelateerde pagina's
- [Secties beheren](./sections.md)
- [Tijdslots](./time-slots.md)
- [Diensten toewijzen](./assignments.md)
- [Festival series](../events/festival-series.md)

81
docs/organizer/shifts/sections.md
View File

@@ -1,11 +1,86 @@
---
title: Secties beheren
description: Maak secties aan en organiseer je evenement in logische onderdelen.
tags: ['sectie', 'organisator', 'beheer']
description: Organiseer je evenement in secties en kies tussen lokale en overkoepelende secties.
tags: [sectie, organisator, beheer, overkoepelend]
---
# {{ $frontmatter.title }}
{{ $frontmatter.description }}
Deze pagina beschrijft hoe je secties aanmaakt, hernoemt, herordent en verwijdert binnen je evenement.
Een sectie is een team of werkgebied binnen je evenement — denk aan Bar, EHBO, Security, Garderobe of Backstage. Elke sectie heeft eigen diensten, eigen medewerkers en een eigen planning.
## Twee types secties
Crewli kent twee types secties. Welk type je kiest, bepaalt welke tijdslots de sectie kan gebruiken.
### Standaard secties
Een standaard sectie leeft op één evenementniveau en ziet alleen de tijdslots van dat niveau.
- Op het **hoofdevenement**: voor operationele teams zoals Bouwploeg of Terreinploeg. Deze secties zien alleen de operationele tijdslots (opbouw, afbraak, transitie).
- Op een **sub-event**: voor programma-specifieke teams zoals Bar Mainstage of Garderobe. Deze secties zien alleen de tijdslots van dat sub-event.
**Voorbeeld:** "Bar Mainstage" is een standaard sectie op het sub-event Vrijdag. Het team plant alleen diensten in de tijdslots Middag en Avond van Vrijdag.
### Overkoepelende secties
Een overkoepelende sectie is zichtbaar op het hoofdevenement **én** alle sub-events. Gebruik dit voor teams die doorlopend ingezet worden, ongeacht welk programmaonderdeel er draait.
**Voorbeeld:** EHBO is een overkoepelende sectie. Het team is actief tijdens opbouw, alle showdagen en afbraak. Een overkoepelende sectie kan diensten plannen in tijdslots van alle niveaus.
::: tip Wanneer kies je overkoepelend?
Kies een overkoepelende sectie als het team continu nodig is — ook buiten de programma-uren. Typische voorbeelden: EHBO, Security, Schoonmaak, Backstage, Catering.
:::
::: info Alleen bij festival series
Overkoepelende secties zijn alleen beschikbaar bij evenementen met sub-events (festival series). Bij een los evenement zonder sub-events zijn alle secties standaard.
:::
## Sectie aanmaken
### Stap 1 — Ga naar secties
Open je evenement en navigeer naar het **Secties**-overzicht.
![Secties overzicht](./images/placeholder.png)
### Stap 2 — Klik op "Sectie toevoegen"
Klik op de knop **Sectie toevoegen**. Een formulier opent waar je de gegevens invult.
![Sectie aanmaken formulier](./images/placeholder.png)
### Stap 3 — Vul de gegevens in
- **Naam** — geef de sectie een duidelijke naam (bijv. "Bar Mainstage", "EHBO").
- **Type** — kies tussen *Standaard* of *Overkoepelend* (alleen bij festival series).
- **Categorie** — optioneel: groepeer secties onder een categorie (bijv. "Bar", "Podium", "Operationeel").
- **Icoon** — optioneel: kies een icoon voor visuele herkenning in overzichten.
### Stap 4 — Opslaan
Klik op **Opslaan**. De sectie verschijnt in het overzicht en je kunt direct diensten gaan aanmaken.
## Categorieën en iconen
Secties kunnen gegroepeerd worden met een **categorie** — een vrij in te vullen label. Eerder gebruikte categorieën binnen je organisatie worden automatisch voorgesteld.
Daarnaast kun je elke sectie een **icoon** geven. Dit icoon verschijnt in overzichten en het planningsrooster, zodat je secties in één oogopslag herkent.
## Volgorde aanpassen
De volgorde van secties bepaalt hoe ze in overzichten en het planningsrooster verschijnen. Je kunt de volgorde aanpassen door secties te verslepen via drag-and-drop.
## Rollen en toegang
| Rol | Toegang |
|-----|---------|
| Organisatie Admin | Secties aanmaken, bewerken en verwijderen |
| Event Manager | Secties aanmaken, bewerken en verwijderen |
| Coördinator | Alleen secties bekijken waaraan je bent toegewezen |
## Gerelateerde pagina's
- [Diensten plannen](./planning.md)
- [Tijdslots](./time-slots.md)

81
docs/organizer/shifts/time-slots.md
View File

@@ -1,11 +1,86 @@
---
title: Tijdslots
description: Definieer tijdslots waarbinnen diensten gepland worden.
tags: ['tijdslot', 'planning', 'organisator']
description: Definieer tijdslots waarbinnen diensten gepland worden, per evenementniveau.
tags: [tijdslot, planning, organisator, sub-event]
---
# {{ $frontmatter.title }}
{{ $frontmatter.description }}
Deze pagina beschrijft hoe je tijdslots aanmaakt en beheert, en hoe ze samenhangen met secties en diensten.
Een tijdslot bepaalt **wanneer** er gewerkt wordt. Je maakt tijdslots aan op evenementniveau — alle secties binnen dat niveau gebruiken dezelfde tijdslots als basis voor hun diensten.
## Tijdslots per niveau
Elk evenementniveau heeft zijn eigen tijdslots. Bij een festival serie betekent dit:
- **Hoofdevenement** — operationele tijdslots voor werkzaamheden die niet aan een specifiek sub-event gebonden zijn. Denk aan opbouw, afbraak en transitieperiodes.
- **Sub-events** — programma-tijdslots voor de showdagen zelf. Denk aan ochtend, middag en avond.
**Voorbeeld — Zomerfest 2026:**
| Niveau | Tijdslot | Datum | Periode |
|--------|----------|-------|---------|
| Hoofdevenement | Opbouw | do 18 juni | 09:00–18:00 |
| Hoofdevenement | Transitie | za 20 juni | 16:00–18:00 |
| Hoofdevenement | Afbraak | zo 21 juni | 10:00–18:00 |
| Vrijdag (sub-event) | Middag | vr 19 juni | 14:00–18:00 |
| Vrijdag (sub-event) | Avond | vr 19 juni | 18:00–00:00 |
| Zaterdag (sub-event) | Middag | za 20 juni | 12:00–18:00 |
| Zaterdag (sub-event) | Avond | za 20 juni | 18:00–01:00 |
::: info Gescheiden tijdslots
Tijdslots van het hoofdevenement en tijdslots van sub-events zijn gescheiden. Standaard secties zien alleen de tijdslots van hun eigen niveau. Overkoepelende secties zien tijdslots van alle niveaus. Zie [Diensten plannen](./planning.md) voor de volledige uitleg.
:::
## Tijdslot aanmaken
### Stap 1 — Ga naar tijdslots
Open je evenement (of sub-event) en navigeer naar het **Tijdslots**-overzicht.
![Tijdslots overzicht](./images/placeholder.png)
### Stap 2 — Klik op "Tijdslot toevoegen"
Klik op de knop **Tijdslot toevoegen**. Een formulier opent.
![Tijdslot aanmaken formulier](./images/placeholder.png)
### Stap 3 — Vul de gegevens in
- **Naam** — een beschrijvende naam, inclusief het persoontype. Bijvoorbeeld: "Vrijdag Avond – Vrijwilliger" of "Opbouw – Crew".
- **Datum** — de datum waarop het tijdslot valt.
- **Starttijd** en **Eindtijd** — het tijdvenster.
- **Persoontype** — bepaalt welke groep dit tijdslot ziet (zie hieronder).
### Stap 4 — Opslaan
Klik op **Opslaan**. Het tijdslot is nu beschikbaar voor alle secties op dit evenementniveau.
## Persoontype
Elk tijdslot heeft een **persoontype** dat bepaalt voor welke groep het zichtbaar is:
| Persoontype | Zichtbaar voor |
|-------------|----------------|
| Crew | Vaste medewerkers |
| Vrijwilliger | Vrijwilligers (via registratieformulier en portal) |
| Pers | Persfotografen en journalisten |
| Foto | Fotografen |
| Partner | Partners en sponsoren |
Het persoontype heeft invloed op het registratieformulier: vrijwilligers zien alleen tijdslots met persoontype "Vrijwilliger" wanneer ze hun beschikbaarheid opgeven.
## Rollen en toegang
| Rol | Toegang |
|-----|---------|
| Organisatie Admin | Tijdslots aanmaken, bewerken en verwijderen |
| Event Manager | Tijdslots aanmaken, bewerken en verwijderen |
| Coördinator | Tijdslots bekijken (niet bewerken) |
## Gerelateerde pagina's
- [Diensten plannen](./planning.md)
- [Secties beheren](./sections.md)