docs: comprehensive crowd lists documentation and operational checklist

Co-Authored-By: Claude Opus 4.6 (1M context) <noreply@anthropic.com>

docs/guide/operational-checklist.md

@@ -0,0 +1,75 @@
+---
+title: Operationele checklist — buiten Crewli
+description: Aandachtspunten voor festivalcoördinatoren die niet in Crewli worden afgehandeld maar wel essentieel zijn voor een succesvolle personeelsplanning.
+tags: [checklist, operationeel, planning, festival]
+---
+
+# Operationele checklist — buiten Crewli
+
+Crewli beheert je personeelsdata, planning en communicatie. Maar er zijn zaken die je als coördinator zelf moet regelen, buiten het systeem om. Deze checklist voorkomt dat je iets vergeet.
+
+## Contracten en afspraken met leveranciers
+
+- [ ] **Personeelslijst-deadline** vastleggen in elk leverancierscontract. Aanbeveling: minimaal 2 weken voor het festival definitieve lijst ingeleverd. Neem een boeteclausule op voor te late aanlevering — dit motiveert.
+
+- [ ] **Maximum personeelsaantal** contractueel vastleggen. Dit getal stel je in als `max_persons` op de externe publiekslijst in Crewli. Als het contract zegt 25, stel Crewli in op 28 (marge).
+
+- [ ] **Accreditatie-afspraken** per leverancier vastleggen. Hoeveel maaltijdbonnen, welk type polsbandje, welke toegangszones? Dit wordt later de input voor de accreditatietemplates in Crewli.
+
+- [ ] **Contactpersoon per leverancier** vastleggen met telefoonnummer (voor showdag-communicatie). Dit is het contactpersoon dat je instelt bij het bedrijf in Crewli (Beheer → Bedrijven).
+
+- [ ] **Aansprakelijkheid** voor leverancierspersoneel vastleggen. Wie is verantwoordelijk als een cateringmedewerker schade veroorzaakt? Dit is een juridisch punt dat buiten Crewli valt.
+
+## Vrijwilligersbeleid
+
+- [ ] **Minimumleeftijd** vaststellen voor vrijwilligers. In Nederland: 16+ voor regulier werk, 18+ voor bar (alcohol). Communiceer dit op het registratieformulier.
+
+- [ ] **Verzekering** voor vrijwilligers regelen. Vrijwilligersverzekering via de gemeente of een eigen evenementenverzekering. Crewli registreert wie er werkt; de verzekering moet je zelf regelen.
+
+- [ ] **VOG (Verklaring Omtrent Gedrag)** overwegen voor vrijwilligers die met minderjarigen werken (kinderprogramma, speelhoek). Dit is een extern proces — Crewli kan het niet afdwingen.
+
+- [ ] **Vrijwilligersvergoeding** vaststellen en communiceren. In Nederland: maximaal €1.900 per jaar belastingvrij (2024). Communiceer dit in het registratieformulier en de briefing.
+
+- [ ] **Huisregels en gedragscode** opstellen voor vrijwilligers. Omgang met bezoekers, alcohol/drugsbeleid, social media. Dit wordt opgenomen in de briefing die via Crewli wordt verstuurd.
+
+## Certificaten en vergunningen
+
+- [ ] **EHBO-certificaten** controleren van EHBO-vrijwilligers. Crewli registreert wie er op de EHBO-lijst staat, maar verifieert geen certificaten. Vraag om een kopie bij registratie.
+
+- [ ] **BHV-certificaten** (Bedrijfshulpverlening) voor relevante crew. Wettelijk verplicht bij evenementen boven een bepaalde omvang.
+
+- [ ] **Sociale hygiëne** (SVH) voor barpersoneel dat alcohol schenkt. Minimaal één leidinggevende per bar met SVH-certificaat. Dit is een vergunningseis.
+
+- [ ] **Rijbewijzen** verifiëren voor crew die festivalvoertuigen bestuurt. Crewli registreert het veld `driving_licence` op het vrijwilligersprofiel, maar het echte rijbewijs moet je zelf controleren.
+
+## Fysieke voorbereidingen
+
+- [ ] **Portofoons en communicatiemiddelen** bestellen of huren. Crewli beheert de uitgifte via accreditatie, maar de apparaten moet je zelf regelen.
+
+- [ ] **Hesjes, shirts en kleding** bestellen met namen/nummers. Bestel op basis van de definitieve publiekslijsten in Crewli. Tip: bestel 10% extra voor last-minute wisselingen.
+
+- [ ] **Polsbandjes en accreditatiematerialen** bestellen. Het type, de kleur en het aantal stel je in via de accreditatie-module in Crewli. De fysieke bestelling doe je buiten het systeem.
+
+- [ ] **Maaltijden en catering voor crew** plannen op basis van het aantal goedgekeurde personen per dag. Exporteer de tellingen uit Crewli als input voor je cateringbestelling.
+
+- [ ] **Parkeerplaatsen en -vergunningen** voor crew en leveranciers regelen. Crewli beheert personen, niet parkeerplekken.
+
+## Communicatie buiten Crewli
+
+- [ ] **Groeps-WhatsApp** aanmaken per sectie voor ad-hoc communicatie op showdag. Crewli stuurt gestructureerde briefings, maar voor "de tap op Bar 3 is leeg" heb je WhatsApp nodig.
+
+- [ ] **Noodprotocol** communiceren naar alle sectiecoördinatoren. Wat gebeurt er bij een ontruiming? Wie belt 112? Waar is het verzamelpunt? Dit staat in de briefing maar moet ook fysiek worden gebriefd.
+
+- [ ] **Weerprotocol** voorbereiden. Bij storm of extreme hitte: welke secties worden aangepast? Welke shifts worden ingekort of geannuleerd? Plan dit buiten Crewli en communiceer via de briefing-module.
+
+## Na het festival
+
+- [ ] **Bedankmail** sturen naar alle vrijwilligers (kan via Crewli briefing-module, maar de inhoud schrijf je zelf).
+
+- [ ] **Certificaten of referenties** aanbieden aan vrijwilligers die daar om vragen. Vooral relevant voor studenten die stage-uren nodig hebben.
+
+- [ ] **Evaluatiegesprekken** met sectiecoördinatoren plannen. De coordinator-beoordelingen in Crewli zijn een startpunt, maar een persoonlijk gesprek levert meer op.
+
+- [ ] **Financiële afrekening** met leveranciers op basis van daadwerkelijk ingezet personeel vs. contract. Crewli's check-in data (wie was er echt) is hier de bron.
+
+- [ ] **Verbeterpunten** vastleggen voor volgend jaar. Gebruik het retrospectief rapport uit Crewli als basis, maar voeg je eigen observaties toe in een apart document.